Holded Inbox: qué hace con tus facturas y qué no.
Inbox promete que nadie vuelva a teclear una factura de proveedor. Con facturas limpias lo cumple. Con tickets, retenciones o cien facturas al mes, hay que saber dónde mirar. Esta es la guía práctica.
01 · TL;DR
Inbox es la bandeja de entrada de Holded para documentos de gasto: facturas de proveedor, tickets, abonos. Le llegan por tres vías (un correo propio de la bandeja, la app móvil o subiendo el archivo) y desde 2026 también por la API v2. Holded escanea cada documento, propone proveedor, fechas, base, impuestos, total y cuenta contable, y lo deja pendiente de revisión hasta que lo conviertes en compra. Funciona bien con facturas limpias de proveedores habituales. Necesita ojo humano con tickets, facturas con muchas líneas, varios tipos de IVA, retenciones y proveedores nuevos. Si recibes menos de un centenar de facturas al mes y tus proveedores son estables, Inbox suele bastar. Por encima, o si las facturas tienen que cuadrar con pedidos y albaranes, compensa una capa de lectura y validación propia. Datos a octubre de 2026, comprobados con la documentación de desarrolladores de Holded; confirma los detalles en su centro de ayuda porque el módulo se está moviendo.
02 · Qué es Inbox y cómo entran los documentos
Según la ayuda de Holded, Inbox sirve para recibir, organizar y convertir justificantes en documentos de compra. La idea es que nadie teclee una factura de proveedor: el documento entra, Holded lo lee y una persona solo revisa y confirma. Las vías de entrada son cuatro:
- Correo de la bandeja. Cada cuenta tiene una dirección a la que reenviar las facturas. Es la vía más cómoda si tus proveedores ya te las mandan por email.
- App móvil. Fotografías el ticket o la factura en papel y entra directamente en la bandeja.
- Subida manual. Arrastras un PDF o una imagen desde el ordenador.
- API v2. El módulo Inbox tiene sus propios endpoints: subir un archivo, consultarlo, corregir los datos leídos, convertirlo en compra o adjuntarlo a una compra que ya existe. Más contexto en la guía de la API de Holded.
Lo que Inbox no hace es ir a buscar facturas. Si un proveedor solo las deja en su portal o en un área de cliente, alguien tiene que descargarlas y meterlas en la bandeja.
03 · Qué lee y qué propone
De cada documento, el escaneo intenta sacar lo necesario para crear la compra. Estos son los campos que la propia API permite revisar y corregir antes de convertir:
| Campo | Qué es | Por qué importa |
|---|---|---|
| Tipo de documento | Factura de compra, abono, pedido o ticket | Decide qué documento se crea al convertir |
| Proveedor | El contacto de Holded asociado | Sin él no se puede convertir (salvo tickets) |
| Número y fechas | Número de factura, emisión y vencimiento | Libros de IVA, previsión de pagos y duplicados |
| Importes e impuestos | Base, descuento, tipos de IVA y total | Es donde un error cuesta dinero en el trimestre |
| Líneas | Detalle por concepto, si se activa multilínea | Necesarias para cuadrar con pedidos o stock |
| Cuenta, proyecto y etiquetas | Cuenta de gasto e imputación | Contabilidad analítica y rentabilidad por proyecto |
04 · Dónde acierta y dónde hay que revisar
No hay una cifra oficial de acierto, y desconfía de quien te dé una sin ver tus facturas. Lo que sí se repite en los proyectos que revisamos es el patrón:
| Situación | Resultado habitual |
|---|---|
| PDF generado por programa, un tipo de IVA, proveedor ya dado de alta | Lo normal es revisar y aprobar en segundos |
| Proveedor nuevo | Hay que crear o vincular el contacto antes de convertir |
| Varios tipos de IVA, recargo o retención de IRPF | Revisar siempre el desglose de impuestos |
| Facturas largas con muchas líneas | Totales correctos con más frecuencia que líneas correctas |
| Tickets fotografiados, arrugados o con poca luz | Fechas e importes dudosos; mirar uno a uno |
Un detalle fiscal que el escaneo no arregla: para deducir el IVA de un ticket o factura simplificada tienen que figurar tus datos fiscales y la cuota desglosada. Si el papel no los trae, la lectura puede ser perfecta y el gasto seguirá sin ser deducible. Consúltalo con tu gestoría.
05 · Inbox por API: el flujo y sus trampas
Si quieres que los documentos entren solos desde otro sistema (un buzón de compras, un portal de proveedor, una carpeta compartida), la API v2 permite hacerlo en cuatro pasos:
- Subir el archivo a la bandeja. Requiere el permiso de escritura en Inbox.
- Leer lo que ha detectado el escaneo y validarlo con tus reglas: proveedor conocido, total que cuadra con base más impuestos, número no repetido.
- Corregir lo que falte con una actualización parcial: solo se envían los campos que cambian.
- Convertir en compra, o adjuntar el documento a una compra o pedido que ya existía.
Lo que conviene saber antes de construir, según la documentación de desarrolladores:
- El tipo lo decide el escaneo, no tú. Al convertir, Holded crea factura, abono, pedido o ticket según lo detectado. Si es incorrecto, corrígelo antes con la actualización.
- Sin proveedor, tipo o fecha, error 422. Se rellena lo que falta y se vuelve a convertir.
- Solo se convierte una vez. Un segundo intento responde 409 en lugar de duplicar la compra. Buena noticia para los reintentos.
- Puede nacer como borrador. Si la cuenta está configurada así, si el documento vino de un movimiento bancario o si la validación fiscal rechaza la creación directa. La respuesta lo indica y el borrador se aprueba después.
- Dos permisos. Escritura en Inbox y escritura en el área de destino (compras o pedidos de compra). Solo con el primero, error 403.
Si además quieres reaccionar en cuanto se aprueba la compra, combínalo con los webhooks de Holded.
06 · Inbox, Verifactu y SII
Verifactu afecta a las facturas que emites, no a las que recibes, así que Inbox no cambia tus obligaciones con él. Lo que sí hay es una regla de la documentación: si la validación fiscal de la cuenta rechaza una creación directa, la compra queda en borrador. El calendario vigente es el del RD-ley 15/2025: obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para autónomos; en 2026 es voluntario. El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció su intención de aplazarlo a octubre de 2028, pero a la fecha de este artículo no hay norma publicada en el BOE que lo haga. Detalles en Holded y Verifactu.
Si tu empresa está en el SII, las facturas recibidas tienen plazo de registro, y una bandeja sin revisar se convierte en retraso. Lo explicamos en SII y facturas recibidas.
07 · Cuándo compensa una lectura a medida
Inbox resuelve bien el caso más común: pocas facturas, proveedores estables, una persona que revisa. Una capa propia encima, que lee, valida y solo entonces pasa a Holded, compensa cuando:
- El volumen pasa de unas 100 o 150 facturas al mes y revisar una a una ya ocupa horas de alguien.
- Las facturas tienen que cuadrar con pedidos o albaranes antes de aprobarse. Inbox lee la factura, pero no la compara con lo que pediste. Lo contamos en conciliar facturas con albaranes.
- Hay reglas de imputación propias: cuenta de gasto por proveedor y tipo de compra, proyecto u obra según la dirección de entrega, centros de coste.
- Las facturas llegan desperdigadas en varios buzones o portales y hay que recogerlas antes de leerlas.
En esos casos solemos dejar a Inbox como lo que es, la entrada del documento en Holded, y añadir delante la validación que falta. Para una persona, la diferencia es pasar de revisar todas las facturas a revisar solo las que no cuadran. El flujo completo, del correo al ERP, está en automatizar las facturas de proveedor.
Como partner de Holded, configuramos Inbox para que funcione con tus proveedores y, cuando hace falta, montamos la validación que lo completa. Habla con un partner de Holded →
08 · Preguntas frecuentes
¿Qué es Holded Inbox?
Es la bandeja de entrada de Holded para documentos de gasto. Recibe facturas y tickets por correo, app móvil, subida manual o API, los escanea y propone proveedor, fechas, importes, impuestos y cuenta contable para convertirlos en compras tras revisarlos.
¿Cómo subo facturas a Holded automáticamente?
Reenviando las facturas al correo de la bandeja de Inbox, fotografiándolas con la app o, desde otro sistema, subiéndolas por la API v2 con el permiso de escritura en Inbox. Después se revisan y se convierten en compra.
¿El OCR de Holded acierta siempre?
No. Con PDFs limpios de proveedores habituales suele acertar, pero conviene revisar tickets fotografiados, facturas con muchas líneas, varios tipos de IVA, retenciones y proveedores nuevos.
¿Inbox tiene que ver con Verifactu?
No directamente: Verifactu afecta a las facturas que emites, no a las recibidas. Si tu empresa está en el SII, en cambio, las facturas recibidas tienen plazo de registro y conviene no dejar la bandeja sin revisar.
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