Conciliación de proveedores: cruzar pedidos, albaranes y facturas sin Excel.
Lo que te facturan, lo que pediste y lo que llegó al almacén deberían coincidir. Cómo comprobarlo en cada factura y no solo al cierre, qué tolerancias fijar y cuánto se suele escapar cuando no se hace.
01 · TL;DR
Conciliar proveedores es comprobar que lo que te facturan es lo que pediste y lo que de verdad entró en el almacén. Se llama cruce a tres bandas: pedido, albarán y factura. En la mayoría de pymes se hace en Excel, a final de mes y solo con las facturas grandes, así que los errores pequeños pasan sin que nadie los vea. Automatizado, el sistema cruza las tres piezas en cuanto llega la factura, aprueba sola la que cuadra dentro de una tolerancia y te deja en una cola corta las que no. En carteras de 150 a 400 facturas de proveedor al mes, lo habitual es que entre el 70 y el 85% cuadre sin tocarse y que la revisión pase de días a un par de horas.
02 · Qué es el cruce de pedido, albarán y factura
Cada compra deja tres documentos, y cada uno lo escribe alguien distinto:
- El pedido lo haces tú: qué pides, cuánto y a qué precio pactado.
- El albarán lo firma quien recibe la mercancía: qué llegó de verdad, en qué cantidad y en qué estado.
- La factura la emite el proveedor: lo que te cobra.
Conciliar es comprobar que las tres cuentan la misma historia. Si la factura coincide con el albarán pero no con el pedido, te han cambiado el precio. Si coincide con el pedido pero no con el albarán, te cobran algo que no llegó. Cuando falta una de las tres piezas, normalmente el pedido porque se hizo por teléfono, el cruce se queda en dos bandas: albarán contra factura. Es menos completo, pero sigue cazando la mayoría de errores.
03 · Las diferencias que aparecen siempre
Después de montar este circuito en distribuidoras, constructoras y empresas de servicios, las discrepancias se repiten. Estas son las seis que más vemos:
| Diferencia | Cómo se ve | Qué hacer |
|---|---|---|
| Precio distinto al pactado | Tarifa nueva aplicada sin aviso | Retener y pedir abono o confirmar la tarifa |
| Cantidad facturada mayor que la recibida | Entrega parcial facturada entera | Pagar lo recibido, dejar el resto pendiente |
| Albarán facturado dos veces | Mismo número de albarán en dos facturas | Bloquear la segunda y reclamar |
| Portes o recargos no pactados | Línea extra al final de la factura | Revisar contra las condiciones del proveedor |
| Descuento no aplicado | Rappel o pronto pago olvidado | Pedir rectificativa antes de pagar |
| Albarán sin facturar | Mercancía recibida hace semanas sin factura | Provisionar el gasto y reclamar la factura |
La última fila es la que más se olvida y la que más descuadra el cierre: gasto real que no aparece en contabilidad porque la factura no ha llegado. Un buen cruce no solo revisa las facturas que entran, también lista los albaranes que llevan más de 30 días esperando la suya.
04 · Por qué el Excel se queda corto
El Excel funciona mientras lo lleva una persona con buena memoria y pocas facturas. Deja de funcionar por tres motivos:
- Se hace tarde. El cruce se hace al cierre, cuando la factura ya está pagada o a punto. Reclamar un abono después de pagar es mucho más lento que retener el pago.
- Se hace por muestreo. Con 300 facturas al mes nadie revisa línea a línea, así que se miran las grandes. Los errores de 40 € repetidos cada semana no salen nunca.
- Depende de una persona. Las reglas de cada proveedor (este siempre factura los portes aparte, este agrupa cuatro albaranes en una factura) viven en la cabeza de quien lleva el Excel. Cuando se va de vacaciones, el control se va con ella.
Lo que se pierde no suele ser espectacular. En las revisiones que hacemos, las discrepancias no detectadas suelen sumar entre el 0,5 y el 2% del gasto en compras. En una empresa que compra 80.000 € al mes, eso es dinero suficiente para pagar el proyecto varias veces al año.
05 · Cómo se automatiza paso a paso
El circuito tiene cinco piezas, y ninguna es exótica:
- Captura de la factura. Entra por correo o por un buzón dedicado, se lee con extracción por IA (proveedor, NIF, líneas, cantidades, precios, números de albarán citados) y se valida el formato. Es el mismo arranque que contamos en automatizar facturas de proveedor.
- Localizar sus albaranes. Primero por el número de albarán que cita la factura. Si no lo cita, por proveedor, fechas y artículos pendientes de facturar.
- Cruce línea a línea. Cantidad facturada contra cantidad recibida, precio facturado contra precio del pedido o de la tarifa vigente.
- Aplicar tolerancias. Si la diferencia está dentro del margen definido, se aprueba sola. Si no, va a la cola con el motivo ya explicado: «cobra 12 unidades, llegaron 10».
- Registrar y avisar. La aprobada se contabiliza en el ERP con sus albaranes vinculados; la retenida avisa a quien compra, no solo a administración, porque es quien puede hablar con el proveedor.
Dos condiciones previas. Los albaranes tienen que estar en el sistema el día que llega la mercancía, no una semana después. Y el maestro de artículos tiene que permitir reconocer que «Tubo PVC 40mm» en la factura es el mismo artículo que «TUB-PVC-40» en tu almacén. Ese emparejado de referencias es la parte donde la IA más ayuda y donde más tiempo se dedica en la puesta en marcha.
06 · Tolerancias: la decisión que más importa
Sin tolerancias, todo va a revisión y no has automatizado nada. Con tolerancias demasiado amplias, apruebas errores. Los márgenes con los que solemos arrancar, para ajustar después con datos:
- Precio unitario: hasta un 1% o unos céntimos por línea, para absorber redondeos.
- Importe total: hasta 2 a 5 € por factura, nunca en porcentaje sobre facturas grandes.
- Cantidad: tolerancia cero en unidades; tolerancia pequeña (2 a 3%) solo en material a granel o a peso.
- Por proveedor: los de confianza con histórico limpio pueden tener márgenes algo mayores; los nuevos, ninguno durante los primeros meses.
La métrica que hay que vigilar es el porcentaje de facturas que caen en la cola. Si es mayor del 30%, el problema no son las tolerancias: son los albaranes que llegan tarde al sistema o un maestro de artículos sucio.
07 · Con Holded u otro ERP
La mayoría de ERP para pymes guardan pedidos, albaranes y facturas de compra, pero el cruce automático con tolerancias y cola de excepciones no suele venir de serie, o viene solo en planes altos. En Holded, por ejemplo, puedes registrar pedidos de compra y la entrada de stock en inventario, pero cuando la factura llega en PDF del proveedor, alguien tiene que comprobar a mano que coincide. Ahí montamos una capa que lee la factura, la cruza por integración con lo que ya hay en el ERP y deja creada la factura de compra solo si cuadra. Cómo se accede a esos datos está en la guía de la API de Holded, y si estás eligiendo programa, en ERP para pymes comparamos opciones.
Lo que no hacemos es sustituir el ERP. El registro oficial sigue siendo el tuyo; la capa solo decide qué entra limpio y qué necesita una persona.
08 · Números y cuándo no compensa
Rangos de implantaciones reales, vigentes a octubre de 2026:
- Facturas que cuadran solas: entre el 70 y el 85% tras el primer mes de ajuste. Con proveedores que no citan albarán, baja al 60%.
- Tiempo: de 2 o 3 días de revisión mensual a 2 o 4 horas, en carteras de 150 a 400 facturas.
- Coste: un circuito de captura, cruce y cola de excepciones conectado al ERP se mueve entre 3.500 y 7.000 € según el número de proveedores con formatos raros y la calidad del maestro de artículos.
No compensa si recibes menos de 50 facturas de proveedor al mes, si casi todo son servicios sin albarán (alquileres, suministros, asesoría) o si no registráis albaranes en ningún sitio. En ese último caso, el primer proyecto es empezar a registrarlos.
El otro lado del cuadre, el pago, se cierra con la conciliación bancaria automática, y el marco general está en automatizar procesos administrativos. Un apunte de calendario: Verifactu obliga a sociedades desde el 1 de enero de 2027 y a autónomos desde el 1 de julio de 2027, y afecta a quien emite. Tus proveedores van a cambiar de programa de facturación en los próximos meses, y con el cambio suelen cambiar formatos y numeraciones. Es buen momento para tener el cruce montado y que lo detecte. Más en cuándo entra en vigor Verifactu.
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09 · Preguntas frecuentes
¿Qué es la conciliación de proveedores?
Es comprobar que cada factura de proveedor coincide con lo que pediste (pedido) y con lo que realmente recibiste (albarán), en cantidades y precios. Se conoce como cruce a tres bandas o three way match. Si no hay pedido formal, se hace a dos bandas: albarán contra factura.
¿Qué tolerancias se usan al cruzar albaranes y facturas?
Como punto de partida: hasta un 1% o unos céntimos por línea en precio, entre 2 y 5 euros por factura en el total y tolerancia cero en unidades, salvo material a granel o a peso. Luego se ajustan por proveedor con el histórico de discrepancias.
¿Cuánto cuesta automatizar la conciliación de proveedores?
Como orientación a octubre de 2026, un circuito de captura de la factura, cruce con albaranes y pedidos, tolerancias y cola de excepciones conectado al ERP cuesta entre 3.500 y 7.000 euros, según los formatos de los proveedores y la calidad del maestro de artículos.
¿Cuándo no compensa automatizarla?
Con menos de 50 facturas de proveedor al mes, cuando casi todo son servicios sin albarán (alquileres, suministros, asesoría) o cuando los albaranes no se registran en ningún sitio. En ese caso el primer paso es empezar a registrarlos.
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