Factura electrónica obligatoria: fechas y qué cambia.
El reglamento ya está publicado y el calendario, por fin, es firme. Quién entra en 2027, quién en 2028, en qué se diferencia de Verifactu y qué conviene mover ahora.
01 · TL;DR
La factura electrónica entre empresas ya tiene reglamento y fechas. El Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales que anunció la Ley 18/2022 (Crea y Crece). Los plazos empiezan a contar con la orden ministerial que regula la solución pública de facturación, prevista con entrada en vigor el 1 de octubre de 2026. Desde ahí: 1 de octubre de 2027 para empresas que facturen más de 8 millones de euros, y 1 de octubre de 2028 para todos los demás empresarios y profesionales. No es lo mismo que Verifactu, que llega antes. Y la parte que menos se cuenta es que no basta con emitir: habrá que comunicar el estado de cada factura en 4 días naturales.
¿Te confundes entre las dos normativas? Lo aclaramos línea a línea en Verifactu y factura electrónica: qué es cada cosa.
02 · Qué es exactamente una factura electrónica
Aquí está el primer malentendido, y conviene quitarlo de en medio antes de seguir. Un PDF enviado por correo no es una factura electrónica a efectos de esta normativa. Nunca lo ha sido, aunque medio mercado lleve años llamándolo así.
Una factura electrónica es un fichero estructurado: un documento en un formato que una máquina puede leer campo a campo sin interpretar nada. El importe está en un campo de importe, el NIF en un campo de NIF y la fecha de vencimiento en un campo de fecha. Un PDF, por bonito que sea, es una imagen de una factura: para extraer sus datos hay que leerlo, y leerlo es trabajo humano o inteligencia artificial, no un proceso exacto.
La consecuencia práctica de la norma es doble. Por un lado tendrás que emitir en formato estructurado. Por otro, y esto pesa más de lo que parece, tendrás que recibir facturas estructuradas de tus proveedores y saber qué hacer con ellas.
03 · El calendario, con la letra pequeña
El calendario tiene una peculiaridad que despista: las fechas no cuelgan del reglamento, cuelgan de la orden ministerial que desarrolla la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria.
| Fecha | Qué ocurre |
|---|---|
| 31 marzo 2026 | Se publica en el BOE el RD 238/2026, el reglamento |
| 20 abril 2026 | Entra en vigor el reglamento, pero su aplicación queda diferida |
| 1 octubre 2026 | Entra en vigor la orden ministerial y arranca el reloj |
| 1 octubre 2027 | Obligatorio para quien facture más de 8 millones de euros |
| 1 octubre 2028 | Obligatorio para el resto de empresarios y profesionales |
Traducido a una pyme normal o a un autónomo: tu fecha es octubre de 2028, salvo que factures a una empresa grande que se adelante y te pida el formato estructurado antes por comodidad suya. Eso pasará, y pasará en 2027.
Fechas verificadas el 22 de septiembre de 2026 contra el texto del BOE y las notas de la Agencia Tributaria. Este calendario se ha movido varias veces desde 2022, así que si lees esto mucho más tarde, confírmalo.
04 · Por qué no es lo mismo que Verifactu
Son dos obligaciones distintas que se solapan en el tiempo y en el mismo programa, y se confunden todos los días.
- Verifactu nace de la ley antifraude y regula cómo se comporta tu programa de facturación: registros encadenados, inalterables y con código QR. Calendario vigente tras el Real Decreto-ley 15/2025: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos. Todo 2026 es voluntario.
- Factura electrónica B2B nace de la lucha contra la morosidad y regula el formato y el canal por el que la factura llega a tu cliente. Calendario: 2027 y 2028, como acabas de ver.
Si tienes que elegir por dónde empezar, empieza por Verifactu: llega antes y afecta a más gente. El detalle de fechas está en cuándo entra en vigor Verifactu.
05 · La parte que casi nadie cuenta: los estados de la factura
La emisión es la mitad visible de la norma. La otra mitad es que el reglamento convierte la factura en algo que tiene ciclo de vida, no en un documento que envías y archivas.
El receptor tendrá que informar del estado de la factura (aceptada, rechazada, pagada) en un plazo máximo de 4 días naturales. Si no dice nada en ese plazo, se entiende aceptada. Esa obligación de comunicar estados tiene su propio escalonado, más largo que el de emisión, que para las personas físicas de menor tamaño se extiende hasta 2029.
Pensado desde la mesa de administración de una pyme, esto significa tres cosas concretas:
- Un plazo de 4 días naturales no se cumple revisando el correo cuando se puede. Incluye fines de semana y puentes. O hay un proceso, o habrá facturas aceptadas por silencio que nadie miró.
- El dato de "pagada" tiene que salir de tu contabilidad o de tu banco, no de la memoria de alguien. Quien tenga conciliación bancaria automática lo resolverá solo; quien la haga a mano tendrá un trabajo nuevo cada semana.
- Por primera vez, la morosidad queda registrada con fecha. Ese era el objetivo político de la Ley Crea y Crece, y para una pyme que cobra tarde es, con todo, una buena noticia.
06 · Qué hacer ahora, según dónde estés
No hay que hacer un proyecto en 2026. Hay que hacer tres comprobaciones baratas y tomar una decisión.
- Si facturas con Excel, Word o un programa de escritorio antiguo: tu problema no es la factura electrónica, es que vas a incumplir Verifactu antes. Cambiar de herramienta en 2026, con calma y precios normales, resuelve las dos normativas de golpe.
- Si ya tienes un ERP o un programa de facturación en la nube: escribe a tu proveedor y pregúntale dos cosas por escrito. Qué versión cubre Verifactu y con qué fecha, y qué plan tiene para el formato estructurado y la comunicación de estados. Una respuesta vaga también es información.
- Si recibes muchas facturas de proveedor: aquí está el ahorro de verdad. Cuando tus proveedores envíen ficheros estructurados, se acaba la excusa para teclear facturas a mano. Lo contamos en automatizar facturas de proveedor.
- Si tus datos de clientes están sucios: revísalos este trimestre. Un NIF mal escrito o una razón social aproximada hoy la salva el humano que recibe el PDF. En 2028 la rechaza una máquina, y tú te enteras cuando no cobras.
07 · Cuánto cuesta esto, siendo honestos
Depende de por dónde partas, y el rango real es amplio.
Si ya usas un ERP cloud serio, lo más probable es que el coste sea cero adicional: llega como actualización incluida en tu plan, igual que ha pasado con Verifactu en la mayoría de fabricantes. Si vienes de un programa de escritorio o de hojas de cálculo, el coste real no es la normativa, es el cambio de herramienta: en el mercado español, un programa de facturación con Verifactu se mueve en el entorno de 10 a 30 euros al mes por usuario, y un ERP completo para pyme, entre 30 y 60 euros al mes por usuario según módulos. Precios orientativos a septiembre de 2026, con listas que cambian a menudo; pide presupuesto para tu caso.
Lo que sí conviene descontar de la factura emocional: la Agencia Tributaria ofrecerá una solución pública de facturación gratuita, pensada para quien emite pocas facturas. Estará disponible al menos dos meses antes de la primera fecha de aplicación. Para un autónomo con quince facturas al mes es una opción legítima. Para una empresa con volumen, será incómoda: resuelve el trámite, no el proceso.
08 · Lo que de verdad importa
Hay dos formas de vivir esto. Una es esperar a 2028, comprar a toda prisa lo primero que aparezca en un email urgente y pagar precio de urgencia por un cambio hecho mal. La otra es aprovechar que hay dos años de margen para ordenar la facturación de una vez: un sistema, datos limpios, cobros conciliados y el trabajo manual fuera.
La normativa no te va a hacer ganar dinero. Pero sí es la excusa perfecta para arreglar algo que en la mayoría de pymes lleva años pendiente. El coste de hacerlo bien ahora y el de hacerlo mal en 2028 no se parecen.
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09 · Preguntas frecuentes
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica entre empresas?
Según el Real Decreto 238/2026, los plazos empiezan a contar con la entrada en vigor de la orden ministerial que regula la solución pública de facturación, prevista para el 1 de octubre de 2026. Desde ahí, será obligatoria el 1 de octubre de 2027 para los empresarios y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros, y el 1 de octubre de 2028 para todos los demás. Fechas verificadas a 22 de septiembre de 2026.
¿La factura electrónica es obligatoria para autónomos?
Sí, pero en el último tramo. Un autónomo que factura a otras empresas o profesionales queda obligado el 1 de octubre de 2028, salvo que supere los 8 millones de euros de volumen de operaciones. En la práctica muchos lo adelantarán antes, porque sus clientes grandes empezarán a exigir el formato estructurado desde 2027.
¿Un PDF enviado por correo cuenta como factura electrónica?
No. A efectos de esta normativa, una factura electrónica es un fichero estructurado que una máquina puede leer campo a campo. Un PDF es una imagen de una factura y sus datos hay que interpretarlos. Seguir enviando PDF por correo no cumplirá la obligación cuando llegue tu fecha.
¿Qué diferencia hay entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria?
Verifactu regula cómo se comporta tu programa de facturación por dentro: registros encadenados, inalterables y con QR, con fechas del 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos. La factura electrónica B2B regula el formato y el canal por el que la factura llega a tu cliente, con fechas de 2027 y 2028. Son dos obligaciones distintas que un buen software resuelve juntas.
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