Cómo facturar con Holded paso a paso.

01 · TL;DR

Facturar con Holded son cinco pasos, y solo uno tiene trampa. Configuras la numeración una vez, creas la factura en borrador desde Ventas > Facturas > Nueva factura, revisas los campos de Verifactu en Opciones, la apruebas y la envías. La trampa es el paso de aprobar: en ese momento la factura se remite a la Agencia Tributaria y ya no se puede editar ni borrar. Cualquier error posterior se corrige con una rectificativa. Si entiendes eso, has entendido el 80 % de facturar bien con Holded. Calendario Verifactu vigente: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos; en 2026 es voluntario.

¿Aún no tienes claro si Holded es para ti? Empieza por qué es Holded y cuánto cuesta, y vuelve aquí cuando lo tengas.

02 · Antes de la primera factura: tres ajustes

La mayoría de líos que vemos en cuentas de Holded no nacen al facturar, nacen de lo que no se configuró el primer día. Son diez minutos y ahorran meses de parches.

1. Datos fiscales de la empresa completos. Razón social, NIF y dirección exactamente como constan en Hacienda. Aparecen en cada factura y en cada registro que se envía a la AEAT.
2. Series de numeración. Una serie para facturas ordinarias y otra, obligatoriamente distinta, para rectificativas. Si tienes tickets de mostrador, una tercera. Nada de series "por si acaso" ni de numerar a mano.
3. Estado de Verifactu. En Configuración > Facturación > Conformidad ves en qué situación está tu cuenta. Si vas a activarlo, hazlo antes de la primera factura del ejercicio: una vez emites con Verifactu activo, tiene que seguir activo el resto del año fiscal.

Un detalle que casi nadie sabe: desde el 29 de julio de 2025, ninguna factura aprobada se puede modificar ni eliminar en Holded, tengas Verifactu activo o no. Es la Ley Antifraude aplicada a todos los programas de facturación, no una decisión de Holded.

03 · Crear una factura paso a paso

1. Ve a Ventas > Facturas y pulsa Nueva factura. Si es un ticket, elígelo en el desplegable de al lado: en los tickets el contacto no es obligatorio.
2. Elige el cliente. Si no existe, créalo con NIF completo. Un NIF mal escrito hoy es una rectificativa mañana.
3. Añade las líneas. Mejor desde el catálogo de productos o servicios que escribiendo a mano: así el precio, el impuesto y la cuenta contable salen solos y los informes de ventas tienen sentido.
4. Revisa impuestos y retención. IVA al tipo correcto y, si facturas como profesional, la retención de IRPF. Holded calcula totales, pero no adivina si tu operación está exenta o no sujeta.
5. Guarda en borrador. Con Verifactu activo, Holded trabaja en modo borrador por defecto. Un borrador se puede cambiar todo lo que quieras; todavía no existe para Hacienda.

04 · El paso Verifactu, sin misterio

Antes de aprobar, abre Opciones y entra en la pestaña Verifactu. Ahí Holded muestra los datos que viajarán a la AEAT. Para una venta nacional normal casi todo viene ya relleno; lo que conviene mirar es esto:

Pulsa Verificar para que Holded compruebe los campos, y después Aprobar. Al aprobar, la factura se envía sola a la Agencia Tributaria, recibe su código QR y su identificador, y queda cerrada. No hay un paso adicional de "presentar": es un clic.

Si trabajas mucho con clientes intracomunitarios o de fuera de la UE, configura reglas de automatización para que estos campos se rellenen solos por tipo de cliente. La explicación completa de cómo encaja Holded con la normativa está en Holded y Verifactu.

05 · Enviar y cobrar

Una factura aprobada puedes mandarla por correo desde la propia ficha, con el PDF adjunto y el QR incluido. Para cuotas mensuales, las facturas recurrentes permiten automatizar también el envío al cliente, que es de lo poco que Holded deja automatizar de punta a punta sin tocar nada más.

El cobro es otra historia, y es donde se pierde más tiempo. Registrar el pago a mano en cada factura funciona con veinte facturas al mes. Con doscientas, alguien se pasa la mañana del lunes cruzando el extracto del banco con el listado de pendientes. Dos mejoras que suelen pagarse solas:

• Conectar el banco y conciliar para que los cobros casen con sus facturas. Lo contamos en conciliación bancaria automática.
• Avisos de vencimiento con criterio, no un recordatorio genérico a todo el mundo. Aquí está el método: cómo reclamar facturas impagadas.

06 · Me he equivocado: anular o rectificar

Es la duda más repetida en cualquier equipo que empieza con Holded. La regla práctica depende de una sola pregunta: ¿la factura ha llegado al cliente?

• No ha salido de tu casa (creada por error, cliente equivocado antes de enviarla): la anulas. Queda en el libro de facturas emitidas y en los registros de la AEAT, su número no se reutiliza, se borra su asiento contable y creas una nueva.
• Ya la tiene el cliente, o ya está cobrada o declarada: haces una rectificativa. Desde el desplegable de Nueva factura eliges Venta rectificativa, indicas la factura original y el tipo: por diferencias si corriges parte del importe, o por sustitución si reemplazas la factura entera.

El cambio de hábito cuesta más que la herramienta. Un equipo acostumbrado a "abrir la factura y cambiar el importe" necesita una hora de formación y una norma clara sobre quién puede rectificar. Mejor dedicársela en 2026 que descubrirlo en enero de 2027.

07 · Los cinco fallos que más vemos

1. Facturas fuera del sistema. La factura "rápida en Word" rompe la trazabilidad entera. Todo por Holded, sin excepciones.
2. Doble envío con la gestoría. Si tu gestoría presenta las facturas desde su programa, pactad por escrito quién remite a la AEAT. Si lo hacen ellos, en Holded esas facturas van como exentas de Verifactu.
3. Contactos sin NIF o con NIF erróneo. Es la causa número uno de rectificativas evitables.
4. Líneas escritas a mano. Sin catálogo, los informes de ventas por producto no sirven para nada y cada precio es una posible errata.
5. Aprobar para "ver cómo queda". Para eso está la vista previa del borrador. Una factura aprobada ya no tiene vuelta atrás.

08 · Cuándo merece la pena ir más allá

Para un autónomo con quince facturas al mes, esta guía es todo lo que necesita: Holded bien configurado se usa solo. El punto de inflexión llega con volumen o con procesos alrededor de la factura: pedidos que llegan por correo, facturas que se generan desde otra herramienta, varias sociedades, cobros que alguien concilia a mano. Ahí la facturación deja de ser un problema de pantalla y pasa a ser un problema de proceso, y se resuelve conectando Holded con el resto (la API de Holded da mucho juego para eso).

Si todavía estás eligiendo plan, revisa antes los planes y precios de Holded: no todos incluyen las mismas funciones de facturación y contabilidad, y cambiar después es más molesto que acertar al principio.

En FlowProp somos partner oficial de Holded. Dejamos la cuenta configurada, migramos tu histórico y automatizamos lo que hoy se hace a mano alrededor de la factura. Así trabajamos con Holded →

09 · Preguntas frecuentes

¿Cómo se hace una factura en Holded?

Desde Ventas > Facturas pulsas Nueva factura, eliges el cliente, añades las líneas desde el catálogo y revisas impuestos. Se guarda en borrador; antes de aprobarla revisas en Opciones > Verifactu los datos que se enviarán a la Agencia Tributaria, pulsas Verificar y después Aprobar.

¿Se puede modificar una factura aprobada en Holded?

No. Desde el 29 de julio de 2025, por la Ley Antifraude, ninguna factura aprobada se puede editar ni eliminar, tengas Verifactu activo o no. Solo se pueden cambiar datos internos como la categorización contable o las etiquetas. Los errores se corrigen anulando la factura si no ha llegado al cliente o con una factura rectificativa si ya la tiene.

¿Holded envía las facturas a Hacienda automáticamente con Verifactu?

Sí. Con Verifactu activo, al aprobar la factura Holded la remite automáticamente a la AEAT, que le asigna un código QR y un identificador. Los borradores no se envían. Calendario vigente a septiembre de 2026: obligatorio el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos.

¿Cuándo hay que hacer una factura rectificativa en Holded?

Cuando la factura ya se ha enviado al cliente, se ha cobrado o se ha declarado y hay que corregir importe, impuestos o datos del cliente. Se crea desde el desplegable de Nueva factura como Venta rectificativa, con una serie propia distinta de la ordinaria, indicando la factura original y si es por diferencias o por sustitución.

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