Registro horario digital: estado real y cómo prepararse.
Fichar es obligatorio desde 2019. Hacerlo en digital, todavía no. Qué exige hoy la ley, qué cambia con el Real Decreto pendiente y por qué conviene adelantarse.
01 · TL;DR
El registro de jornada es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019 para todas las empresas, tengan uno o mil trabajadores. Lo que todavía no es obligatorio es que ese registro sea digital: el Real Decreto que lo impondría lleva más de un año en tramitación y, a 27 de septiembre de 2026, no está aprobado en Consejo de Ministros ni publicado en el BOE. El Gobierno había fijado septiembre como objetivo y ya se da por perdido. Hoy puedes fichar en papel, en una hoja de cálculo o con una app, siempre que el registro sea fiable. Pero si todavía usas papel, este es el momento de cambiar, antes de que el cambio llegue con prisas y con un plazo corto.
02 · Qué es obligatorio hoy
El Real Decreto-ley 8/2019 añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Desde entonces, toda empresa debe:
- Registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador, incluidos los que trabajan a tiempo parcial o en remoto.
- Conservar los registros durante cuatro años.
- Ponerlos a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
La norma no dice cómo registrar. El sistema se organiza por convenio colectivo, por acuerdo de empresa o, si no hay ninguno, por decisión del empresario tras consultar a la representación de los trabajadores. Papel firmado, Excel o app: todo vale, con una condición que la jurisprudencia ha dejado clara, que el registro sea objetivo y no se pueda manipular a posteriori sin dejar rastro.
No cumplir es una infracción grave según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social. La multa va de 751 a 7.500 euros, y en la práctica la Inspección puede valorar cada trabajador afectado.
03 · Qué cambiaría con el nuevo Real Decreto
La reforma del registro iba inicialmente unida a la reducción de la jornada a 37,5 horas. Cuando esa ley cayó en el Congreso en septiembre de 2025, Trabajo separó el registro en un Real Decreto propio, que no necesita pasar por las Cortes. Según el borrador conocido, estos son los cambios principales:
| Aspecto | Hoy (art. 34.9 ET) | Borrador del Real Decreto |
|---|---|---|
| Formato | Libre (papel, Excel, app) | Solo digital |
| Qué se registra | Inicio y fin de jornada | Inicio, fin, pausas y horas extra, en el momento en que ocurren |
| Modificaciones | Sin regla específica | Trazables: quién cambió qué y cuándo |
| Acceso de la Inspección | Presencial, cuando lo pide | Remoto e inmediato |
| Conservación | 4 años | 4 años |
Ojo: es un borrador, no una norma. El texto final puede cambiar, sobre todo en los plazos de adaptación.
04 · Por qué sigue sin aprobarse
La cronología explica el retraso:
- 30 de septiembre de 2025: el Consejo de Ministros acuerda tramitar el Real Decreto por vía urgente.
- 23 de marzo de 2026: el Consejo de Estado emite un dictamen crítico. Cuestiona la memoria económica (que estimaba un coste de unos 55 euros por trabajador y año), apunta que algunas obligaciones necesitarían rango de ley y plantea dudas de protección de datos.
- Julio de 2026: Trabajo y Economía pactan retocar el texto y aprobarlo en septiembre. Economía pedía un año de adaptación para las pymes, frente a los 20 días del primer borrador.
- Finales de septiembre de 2026: la prensa económica confirma que no llegará al Consejo de Ministros este mes. Sigue sin fecha.
Lo razonable es suponer que se aprobará, porque hay voluntad política y el texto está muy avanzado, pero no dar por buena ninguna fecha hasta que aparezca en el BOE. Si alguien te vende un programa diciendo que "es obligatorio desde el día X", pregúntale en qué BOE lo ha leído.
05 · Cómo prepararse sin esperar al BOE
Esperar tiene poco sentido. Si el plazo final es corto, todas las empresas que fichan en papel buscarán solución a la vez. Y el registro digital te ahorra trabajo desde el primer mes, sea o no obligatorio. Lo que conviene exigir a cualquier sistema:
- Fichaje desde el móvil, el ordenador o un terminal, con geolocalización opcional y siempre informada al trabajador.
- Pausas y horas extra separadas de la jornada ordinaria.
- Historial de cambios: si un responsable corrige un fichaje, debe quedar registrado quién, cuándo y por qué.
- Exportación en un par de clics por trabajador y por periodo, para la Inspección o para una reclamación.
- Conexión con nóminas: si las horas extra se copian a mano a la gestoría, el error solo cambia de sitio.
En precio, las apps de control horario para pymes suelen moverse entre 2 y 6 euros por empleado al mes. Son rangos orientativos a septiembre de 2026; compara siempre la tarifa vigente y qué incluye cada plan.
06 · Registro horario con Holded o con una app conectada
Si ya trabajas con Holded, su módulo de equipo incluye el fichaje de los empleados, las ausencias y las vacaciones, así que no necesitas otra herramienta para cumplir lo que pide hoy el Estatuto. Antes de decidir, revisa qué plan lo incluye en los precios y planes de Holded.
Si tu equipo ya usa otra app de fichaje que funciona bien, no hace falta cambiarla. Lo que sí merece la pena es conectarla con el ERP para que las horas lleguen solas a la nómina, a los proyectos o a la facturación por horas. Es el tipo de trabajo que describimos en automatización de procesos con IA: quitar la parte en la que alguien copia datos de un programa a otro.
Si estás revisando todo el software de la empresa, el registro horario es una buena excusa para hacerlo con orden. Nuestra guía de software de gestión empresarial te ayuda a decidir qué centralizar y qué dejar aparte. Y como 2027 también trae Verifactu (1 de enero para sociedades y 1 de julio para autónomos), tiene sentido resolver las dos adaptaciones a la vez; lo explicamos en Holded y Verifactu.
Datos normativos comprobados a 27 de septiembre de 2026. El Real Decreto puede aprobarse en cualquier momento; si lees esto más tarde, confirma su estado en el BOE o con tu asesoría laboral.
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07 · Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el registro horario digital?
A 27 de septiembre de 2026, no. El registro de jornada es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019 (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), pero puede llevarse en papel, hoja de cálculo o app. El Real Decreto que exigiría el formato digital sigue pendiente de aprobación y de publicación en el BOE.
¿Cuándo entra en vigor el registro horario digital?
No hay fecha oficial. El Gobierno preveía aprobarlo en septiembre de 2026, pero no ha llegado al Consejo de Ministros. Entrará en vigor según lo que diga el texto publicado en el BOE, que previsiblemente incluirá un plazo de adaptación para las empresas.
¿Qué multa hay por no llevar el registro de jornada?
No registrar la jornada es una infracción grave según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, con multas de 751 a 7.500 euros.
¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro horario?
Cuatro años, a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. El borrador del nuevo Real Decreto mantiene ese plazo.
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