Resumen del caso.
Una agencia de viajes de fin de curso recibía miles de leads de grupos escolares por campaña y no daba abasto para cualificarlos y repartirlos entre sus comerciales. FlowProp construyó un CRM webapp a medida con panel de KPIs, contactos y un embudo kanban de arrastrar-y-soltar, una bandeja tipo WhatsApp donde el equipo puede pausar o intervenir el bot en cualquier momento, un chatbot de cualificación que asigna cada lead por reglas (región, tamaño del grupo, tipo de viaje), un catálogo con precios editables y un checkout de reservas tipo pasarela. Resultado: cada solicitud entra cualificada y asignada sola, y el comercial trabaja desde un único panel en lugar de perseguir WhatsApps.
¿Qué problema tenía?
El negocio es estacional y explota por campañas: cuando abre la temporada de viajes de fin de curso, llegan miles de solicitudes de grupos escolares en pocas semanas. Cada lead es un grupo (un instituto, un curso, una AMPA) con destino, fechas, número de alumnos y presupuesto muy distintos. Atenderlos rápido y repartirlos bien es la diferencia entre cerrar la temporada llena o dejar grupos sin contestar.
El equipo trabajaba con WhatsApps sueltos y hojas de cálculo. Los comerciales se perdían entre conversaciones, no había una foto de en qué punto estaba cada grupo, y el reparto de leads se hacía a mano según quién estuviera libre, no según quién encajaba mejor por región o por tamaño de grupo. Muchas solicitudes se enfriaban simplemente porque nadie llegaba a tiempo.
En temporada nos entran miles de grupos y los llevábamos con WhatsApp y Excel. Se nos perdían leads, no sabía en qué punto estaba cada instituto y repartíamos a quien estuviera libre. Necesitaba que el lead entrara cualificado, se asignara solo al comercial adecuado y que todos trabajásemos desde el mismo sitio.
¿Qué construimos?
CRM webapp con embudo kanban
Una aplicación a medida con panel de KPIs, ficha de contactos y un embudo kanban de arrastrar-y-soltar donde cada grupo avanza por etapas. Por primera vez la dirección ve, de un vistazo, cuántos grupos hay en cada fase, cuánto valen y dónde se atascan.
Chatbot de cualificación con asignación por reglas
Un bot de WhatsApp recoge lo esencial de cada grupo —destino, fechas, número de viajeros, presupuesto— y lo cualifica. Después lo asigna automáticamente al comercial adecuado según reglas configurables: región, tamaño del grupo y tipo de viaje. El lead entra en el CRM ya clasificado y con dueño, no en una bandeja común que nadie mira.
Bandeja tipo WhatsApp con control del bot
El equipo trabaja las conversaciones desde una bandeja tipo WhatsApp integrada en el CRM. En cualquier momento un comercial puede pausar el bot y tomar el control de una conversación, o dejársela al bot para el seguimiento. El cliente nunca nota el cambio de manos.
Catálogo con precios y checkout de reservas
Un catálogo de destinos y paquetes con precios editables por el propio equipo, y un checkout de reservas tipo pasarela para la señal o el pago del viaje. Todo conectado al mismo CRM, de modo que la reserva queda ligada al grupo y a su comercial.
¿Cómo lo implementamos?
Seguimos nuestras 5 fases estándar — ver proceso completo — sobre datos reales del cliente y con una estabilización supervisada antes de dejarlo en producción autónoma.
- Fase 1 · Diagnóstico: mapeamos el ciclo de un grupo escolar, las reglas de asignación (región, tamaño, tipo de viaje) y las etapas del embudo.
- Fase 2 · CRM + chatbot: webapp con panel de KPIs, contactos y embudo kanban; bot de cualificación sobre WhatsApp con la lógica de asignación por reglas.
- Fase 4 · Bandeja + catálogo: bandeja tipo WhatsApp con pausar/intervenir el bot, catálogo con precios editables y checkout de reservas.
- Fase 5 · Puesta en marcha: pruebas con leads reales de campaña, ajuste de las reglas de asignación y del tono del bot, y arranque en producción.
Stack utilizado.
CRM webapp a medidaAutomatizaciónIA conversacionalWhatsApp BusinessEmbudo kanban drag & dropBandeja con control del botCatálogo con preciosCheckout de reservas (Stripe)