El problema.
La empresa recibe unas 8.400 facturas de proveedor al mes. Dos personas del equipo administrativo dedicaban 3 horas diarias a abrir cada email, descargar el PDF, leerlo, registrar los datos en Holded y archivar el fichero. Otras 2 personas del departamento financiero conciliaban manualmente los extractos bancarios con las facturas emitidas cada fin de mes, un ejercicio que bloqueaba 4 días del cierre contable.
Además del coste en horas, el proceso generaba un 3,2% de errores de digitación que se detectaban en auditoría trimestral, lo que multiplicaba el problema: había que localizar la factura original, corregir el asiento, reprocesar el pago y, en los peores casos, reclamar al proveedor.
Qué construimos.
Pipeline de facturación
Un workflow de n8n escucha una casilla dedicada facturas@, descarga el adjunto, lo envía a GPT-4o con un prompt de extracción estructurada, valida los campos contra el maestro de proveedores, cruza con las órdenes de compra abiertas y crea el registro en Holded con el archivo adjunto. Si hay discrepancia de importe o datos faltantes, el flow escala a un humano con toda la información ya resumida.
Conciliación bancaria continua
Un segundo workflow corre cada mañana a las 07:00. Descarga movimientos bancarios vía PSD2 de tres bancos distintos, los normaliza a un formato común, cruza contra facturas pagadas/emitidas en Holded con un matcher tolerante a variaciones de concepto y fecha, y propone conciliaciones. Los matches con 100% de confianza se confirman automáticamente; el resto queda en una cola revisable.
Dashboard de verdad operativa
Una vista Grafana sobre Postgres consolida: facturas recibidas, estado de procesamiento, alertas de discrepancia, edad media de facturas sin pagar, previsión de tesorería a 30/60/90 días. El CFO abre una URL y lo ve todo.
El cambio real no es sólo el ahorro de horas. Es que el cierre mensual dejó de ser un evento estresante. Ahora es un lunes cualquiera.
Cómo lo implementamos.
Seguimos nuestras 5 fases estándar — ver proceso completo.
- Semana 1 · Descubrimiento + plan de ruta: diagnóstico con equipo administrativo + financiero. Mapeamos 14 sub-procesos, priorizamos los 3 de mayor ROI y cerramos propuesta con fee fijo. Quick win: facturación proveedor, conciliación bancaria y dashboard al CFO.
- Semana 2 · Desarrollo: construcción en entorno de staging sobre su VPS. Conexión con Holded multi-sociedad y los 3 bancos vía PSD2.
- Semana 3 · Desarrollo con datos reales: pruebas contra 2.000 facturas históricas y 3 meses de extractos bancarios. Afinamos el matcher de conciliación con casos borde (conceptos variables, fechas movidas, pagos agrupados).
- Semana 4 · Entrega y corte: 7 días de sombra en paralelo al proceso manual, afinamos excepciones y cortamos al final de la semana.
- Semanas 5-8 · Estabilización (4 semanas supervisadas): reuniones semanales con equipo administrativo, financiero y CFO. Ajustamos umbrales de auto-conciliación, refinamos el dashboard con KPIs que fueron pidiendo, cerramos las últimas excepciones. Tras 4 semanas: producción 100 % autónoma.
- Producción: retainer de 8 h/mes para evolución (nuevos bancos, nuevas sociedades, ampliación a conciliación de clientes).
Stack utilizado.
n8nGPT-4oHoldedPostgreSQLGrafanaPSD2 · BBVA · Santander · SabadellSentry