Resumen del caso.
Marta, directora comercial de una consultora de reformas integrales, captaba más de 80 leads al mes por cuatro canales (WhatsApp Business, DMs de Instagram, formularios web y llamadas), pero entre reuniones y visitas a obra los mensajes de las 10:00 se respondían a las 19:00, cuando el cliente ya había hablado con tres competidores; estimaba un 40 % de leads perdidos sólo por velocidad de respuesta, sin forma de priorizar a los buenos. FlowProp construyó en 4 semanas un asistente con automatización a medida sobre GPT-4o que responde en menos de 30 segundos 24/7, cualifica de forma conversacional (tipo de proyecto, superficie, presupuesto, zona, plazos), agenda automáticamente los leads A vía Calendly contra el calendario real de Marta y mete a los B-C en secuencias de nurturing. Tras 4 semanas más de estabilización supervisada pasó a producción 100 % autónoma. Resultado: primera respuesta en menos de 30 segundos, un 60 % menos de leads perdidos y el triple de reuniones agendadas al mes, sin que Marta toque el móvil.
¿Qué problema tenía Marta?
Marta es directora comercial de una consultora de reformas integrales. Su negocio depende de captar y convertir leads que llegan por cuatro canales: WhatsApp Business, DMs de Instagram, formularios de la web y llamadas telefónicas. Buen mes: +80 consultas nuevas. Entre reuniones con clientes, visitas a obra y el día a día, era físicamente imposible responder a todos a tiempo.
El resultado era predecible. Los leads de las 10:00 se respondían a las 19:00. Los DMs de Instagram se acumulaban sin leer durante días. Los formularios generaban un email que se perdía entre decenas. Marta estimaba un 40 % de leads perdidos sólo por velocidad de respuesta. Y tampoco tenía forma de priorizar: dedicaba el mismo tiempo a alguien preguntando precio de pintar una habitación que a un cliente con un piso entero.
Sabía que estaba perdiendo clientes buenos. Pero entre reuniones y visitas no daba abasto. Me iba a dormir pensando en los mensajes que no había contestado.
¿Qué construimos?
Respuesta inmediata 24/7
Un flujo de trabajo automatizado recoge mensajes de WhatsApp Business, DMs de Instagram y formularios web en un buzón único. Menos de 30 segundos después de cada mensaje entrante, el cliente recibe una respuesta personalizada con un asistente sobre GPT-4o que ya ha leído el mensaje, identificado el tipo de servicio solicitado y formulado las primeras preguntas de cualificación en lenguaje natural — nunca genéricas.
Cualificación conversacional
A medida que el cliente responde, la IA va rellenando un formulario interno: tipo de proyecto (reforma integral, cocina, baño, pintura), superficie aproximada, rango de presupuesto, zona, plazos y urgencia. El scoring es una combinación de esas variables ponderadas. Un lead con piso completo en zona trabajada, presupuesto definido y plazo a 2 meses se marca como A. Un "cuánto cuesta pintar una habitación" se clasifica como informativo.
Agenda automática
Los leads A reciben un enlace de Calendly con los huecos reales del calendario de Marta y reservan directamente. En paralelo, se crea el registro en el CRM con toda la conversación, el scoring y las respuestas estructuradas. Marta entra a la reunión con un briefing de una pantalla.
Secuencias de no-A
Los leads B-C entran en una secuencia de nurturing automática con 3 toques a 3, 10 y 30 días, cada uno con contenido adaptado a su interés declarado. Cuando responden, el sistema detecta interés renovado y escala al humano.
¿Cómo lo implementamos?
Seguimos nuestras 5 fases estándar — ver proceso completo.
- Semana 1 · Descubrimiento + plan de ruta: sesión con Marta, revisión de 80 conversaciones reales de los últimos 2 meses y definición de criterios de scoring. Quick win: empezar sólo por WhatsApp (el canal con más volumen) y añadir Instagram y formulario web en fase 2.
- Semana 2 · Desarrollo: entrenamiento del prompt de cualificación, integración con WhatsApp Business API, Calendly y HubSpot. Dashboards internos para Marta.
- Semana 3 · Desarrollo con datos reales: añadimos Instagram Graph y formulario web, probamos flujo end-to-end con leads reales del fin de semana, afinamos scoring con casos borde (presupuestos ambiguos, clientes internacionales, consultas fuera de zona).
- Semana 4 · Entrega y corte: 5 días de sombra viendo que el bot responde correctamente sin enviar aún. Activación total: el asistente responde a todos los leads nuevos.
- Semanas 5-8 · Estabilización (4 semanas supervisadas): reuniones semanales con Marta para revisar conversaciones, ajustar tono en lo que sonara robótico, refinar preguntas de cualificación y reclasificar leads cuyo scoring no cuadró. Tras 4 semanas: producción 100 % autónoma.
- Producción: retainer de 3 h/mes para ampliar a nuevos canales y afinar scoring con la evolución del negocio.
Stack utilizado.
AutomatizaciónWhatsApp Business APIInstagram Graph APIGPT-4oCalendlyHubSpotPostgres