El problema.
Marta es directora comercial de una consultora de reformas integrales. Su negocio depende de captar y convertir leads que llegan por cuatro canales: WhatsApp Business, DMs de Instagram, formularios de la web y llamadas telefónicas. Buen mes: +80 consultas nuevas. Entre reuniones con clientes, visitas a obra y el día a día, era físicamente imposible responder a todos a tiempo.
El resultado era predecible. Los leads de las 10:00 se respondían a las 19:00. Los DMs de Instagram se acumulaban sin leer durante días. Los formularios generaban un email que se perdía entre decenas. Marta estimaba un 40 % de leads perdidos sólo por velocidad de respuesta. Y tampoco tenía forma de priorizar: dedicaba el mismo tiempo a alguien preguntando precio de pintar una habitación que a un cliente con un piso entero.
Sabía que estaba perdiendo clientes buenos. Pero entre reuniones y visitas no daba abasto. Me iba a dormir pensando en los mensajes que no había contestado.
Qué construimos.
Respuesta inmediata 24/7
Un workflow de n8n recoge mensajes de WhatsApp Business, DMs de Instagram y formularios web en un buzón único. Menos de 30 segundos después de cada mensaje entrante, el cliente recibe una respuesta personalizada con un asistente sobre GPT-4o que ya ha leído el mensaje, identificado el tipo de servicio solicitado y formulado las primeras preguntas de cualificación en lenguaje natural — nunca genéricas.
Cualificación conversacional
A medida que el cliente responde, la IA va rellenando un formulario interno: tipo de proyecto (reforma integral, cocina, baño, pintura), superficie aproximada, rango de presupuesto, zona, plazos y urgencia. El scoring es una combinación de esas variables ponderadas. Un lead con piso completo en zona trabajada, presupuesto definido y plazo a 2 meses se marca como A. Un "cuánto cuesta pintar una habitación" se clasifica como informativo.
Agenda automática
Los leads A reciben un enlace de Calendly con los huecos reales del calendario de Marta y reservan directamente. En paralelo, se crea el registro en el CRM con toda la conversación, el scoring y las respuestas estructuradas. Marta entra a la reunión con un briefing de una pantalla.
Secuencias de no-A
Los leads B-C entran en una secuencia de nurturing automática con 3 toques a 3, 10 y 30 días, cada uno con contenido adaptado a su interés declarado. Cuando responden, el sistema detecta interés renovado y escala al humano.
Cómo lo implementamos.
Seguimos nuestras 5 fases estándar — ver proceso completo.
- Semana 1 · Descubrimiento + plan de ruta: sesión con Marta, revisión de 80 conversaciones reales de los últimos 2 meses y definición de criterios de scoring. Quick win: empezar sólo por WhatsApp (el canal con más volumen) y añadir Instagram y formulario web en fase 2.
- Semana 2 · Desarrollo: entrenamiento del prompt de cualificación, integración con WhatsApp Business API, Calendly y HubSpot. Dashboards internos para Marta.
- Semana 3 · Desarrollo con datos reales: añadimos Instagram Graph y formulario web, probamos flujo end-to-end con leads reales del fin de semana, afinamos scoring con casos borde (presupuestos ambiguos, clientes internacionales, consultas fuera de zona).
- Semana 4 · Entrega y corte: 5 días de sombra viendo que el bot responde correctamente sin enviar aún. Activación total: el asistente responde a todos los leads nuevos.
- Semanas 5-8 · Estabilización (4 semanas supervisadas): reuniones semanales con Marta para revisar conversaciones, ajustar tono en lo que sonara robótico, refinar preguntas de cualificación y reclasificar leads cuyo scoring no cuadró. Tras 4 semanas: producción 100 % autónoma.
- Producción: retainer de 3 h/mes para ampliar a nuevos canales y afinar scoring con la evolución del negocio.
Stack utilizado.
n8nWhatsApp Business APIInstagram Graph APIGPT-4oCalendlyHubSpotPostgres