Resumen del caso.
Tres academias de español, francés y alemán en Hong Kong y una escuela de español en Singapur atienden por WhatsApp con un asistente de IA cada una. Los asistentes resuelven dudas de información, horarios y matrícula, y captan alumnos nuevos, siempre con la información de la propia academia. Cuando el alumno dice que ha pagado o manda un justificante, la conversación pasa a una persona. Si el alumno deja de contestar, el asistente hace un seguimiento a las 23 horas, dentro de la ventana en la que WhatsApp permite escribir. Los cuatro están en producción y trabajan sobre una bandeja compartida (Chatwoot) donde el equipo de cada academia ve y retoma cualquier conversación.
¿Qué problema tenían las academias?
En Hong Kong, el canal con el que alumnos y familias escriben a una academia es WhatsApp. Las preguntas se repiten: qué niveles hay, qué horarios tienen los grupos, cuánto cuesta, cómo se paga y cómo se apunta uno. Contestarlas bien exige tener a mano la información actualizada de cada academia, y hacerlo rápido, porque quien pregunta suele estar comparando.
Con cuatro academias, cada una con sus cursos, precios y datos de pago, un asistente genérico no sirve. Cada una necesitaba el suyo, con su información, y un punto claro en el que una persona toma el relevo: cuando hay dinero de por medio.
¿Qué construimos?
Un asistente por academia, con su propia información
Cada academia tiene su asistente de IA, que contesta con la información de la propia academia: cursos, niveles, precios, formas de pago y cómo matricularse. Esa información se carga desde los documentos de la propia academia.
Horarios y matrícula
En Hong Kong, el asistente consulta los horarios de los grupos para decir qué opciones encajan. En Singapur, donde las clases son online y de uno a uno, se centra en las clases particulares y en cómo reservarlas. En los dos casos acompaña al alumno hasta el enlace para matricularse o pagar.
Relevo a una persona cuando hay un pago
Cuando el alumno dice que ha pagado o manda un justificante, el asistente no intenta validarlo: pasa la conversación a una persona del equipo. Desde la bandeja, el equipo también puede pausar el asistente en cualquier conversación y seguir a mano.
Seguimiento a las 23 horas
Si el alumno deja la conversación a medias, el asistente le escribe de nuevo a las 23 horas, antes de que se cierre la ventana de 24 horas en la que WhatsApp permite responder libremente.
Una bandeja compartida
Las conversaciones de los cuatro números llegan a una bandeja compartida (Chatwoot), separadas por academia. El equipo ve lo que ha contestado el asistente y puede intervenir sin cambiar de herramienta.
¿Cómo lo implementamos?
Seguimos nuestras fases estándar (ver proceso completo), sobre datos reales del cliente.
- Fase 1 · Diagnóstico: recogimos con cada academia sus cursos, precios, formas de pago y las preguntas que más se repiten, y fijamos el punto en el que debe entrar una persona.
- Fase 2 · Asistentes: un asistente por academia, cada uno con su número de WhatsApp, su información y su configuración propia, todos sobre la bandeja compartida.
- Fase 3 · Relevo humano: paso a una persona cuando el alumno dice que ha pagado o manda un justificante, y pausa del asistente desde la bandeja.
- Fase 4 · Producción: los cuatro asistentes en producción, con seguimiento a las 23 horas y pausa del asistente desde la bandeja.
Stack utilizado.
WhatsApp BusinessChatwoot (bandeja compartida)IA conversacionalBase de información de cada academiaSupabaseAutomatización