Trabajar con tu gestoría en Holded: quién hace qué.

01 · TL;DR

Holded funciona mejor cuando la empresa y la gestoría trabajan sobre la misma cuenta, cada una con su parte. La empresa factura, sube los gastos, concilia el banco y avisa de lo raro. La gestoría revisa la contabilidad, cierra el trimestre, presenta los modelos y responde de los criterios fiscales. El acceso se da desde Configuración, en Usuarios, marcando la casilla de asesoría y eligiendo un rol. Para la asesoría el acceso es gratuito si se une al programa de asesorías de Holded. El fallo más caro no es técnico: es que nadie sepa quién revisa qué y que el día 15 del mes del trimestre aún falten facturas. Datos a octubre de 2026; confirma menús y planes en el centro de ayuda de Holded porque cambian.

02 · Por qué hay que repartir el trabajo por escrito

Cuando una empresa pasa a Holded, la gestoría deja de recibir una carpeta de facturas cada trimestre y pasa a entrar en la misma herramienta que usa el cliente. Eso ahorra horas a los dos lados, pero solo si está claro quién toca cada cosa. Si no, pasan tres cosas que vemos a menudo:

• Trabajo duplicado. La empresa contabiliza un gasto y la gestoría lo vuelve a meter desde el PDF que le reenviaron por correo.
• Trabajo que no hace nadie. El banco sin conciliar durante meses, porque cada parte creía que lo hacía la otra.
• Cambios sin avisar. Alguien reclasifica cuentas de gasto de un trimestre ya presentado y los libros dejan de cuadrar con el modelo.

Una página con el reparto, acordada el primer mes, evita casi todo esto. La tabla siguiente es la que solemos usar como punto de partida.

03 · Quién hace qué

Hay gestorías que prefieren hacer también la conciliación bancaria o la subida de gastos. Es válido, pero entonces suele ir en la cuota, y conviene que esté escrito. Si quieres que la conciliación no dependa de nadie, mira la conciliación bancaria automática.

04 · Cómo dar acceso a tu gestoría en Holded

Según el centro de ayuda de Holded, el proceso es este:

1. Entra en Configuración, apartado Usuarios, y pulsa invitar.
2. Escribe el correo de la persona de la gestoría y marca la casilla que indica que es una asesoría.
3. Elige el rol. Los roles predefinidos cubren los casos habituales, y en los planes que lo permiten puedes crear roles personalizados con permisos por módulo.
4. La persona acepta la invitación y, si su despacho está en el programa de asesorías, ve tu cuenta junto a las de sus otros clientes y cambia entre ellas desde un mismo panel.

Tres detalles que conviene mirar antes de invitar:

• El plan limita los roles. En los planes de entrada las opciones de rol son más cortas; los roles predefinidos y los personalizados llegan en planes superiores. Repasa los planes y precios de Holded si necesitas que la gestoría vea contabilidad pero no, por ejemplo, el CRM o los proyectos.
• Para la gestoría es gratis. Holded ofrece a las asesorías que se unen a su programa acceso sin coste a las funciones de contabilidad de sus clientes. Pregunta a la tuya si ya está dada de alta.
• Un usuario por persona. No compartas tu contraseña con la gestoría. Con usuarios separados sabes quién cambió qué y, si cambias de asesoría, retiras el acceso en un clic.

05 · El calendario de cada trimestre

Los modelos trimestrales habituales de una pyme (303 de IVA, 111 de retenciones, 115 de alquileres y 130 si eres autónomo en estimación directa) se presentan del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y el cuarto trimestre hasta el 30 de enero. Para que la gestoría llegue con margen, este es el ritmo que funciona:

1. Último día del trimestre: la empresa termina de emitir y deja subidos todos los gastos.
2. Días 1 a 5: la empresa concilia el banco y revisa los pendientes que marca Holded.
3. Días 5 a 12: la gestoría revisa asientos, deducibilidad e imputaciones, y prepara los borradores.
4. Días 12 a 15: la empresa revisa el resultado, sobre todo si sale a pagar, y da el OK.
5. Antes del 20: la gestoría presenta. Si hay domiciliación, ojo: el plazo para domiciliar el pago termina antes que el de presentación.

Lo que más retrasa este calendario son las facturas de proveedor que llegan tarde o por canales distintos. Si eso te pasa, empieza por Holded Inbox y por automatizar las facturas de proveedor.

06 · Verifactu y SII: quién responde de qué

Verifactu obliga al que emite la factura, es decir, a tu empresa, aunque la gestoría te asesore. Si facturas desde Holded, el programa es el que genera los registros y los envía a la Agencia Tributaria. La gestoría lo que hace es revisar que las series, los tipos de factura y las rectificativas estén bien desde el principio. El calendario vigente es el del RD-ley 15/2025: obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para autónomos, y voluntario en 2026. El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció su intención de aplazarlo a octubre de 2028, pero a la fecha de este artículo no hay norma publicada en el BOE que lo haga. Lo seguimos en Holded y Verifactu.

Si estás en el SII, el reparto se vuelve más exigente: las facturas se registran en cuatro días hábiles, no al final del trimestre. Ahí la gestoría no puede esperar al cierre; o la empresa sube todo a diario o el envío se automatiza. Lo explicamos en SII y facturas recibidas.

07 · Errores habituales y cuándo automatizar

• Reenviar facturas por correo a la gestoría además de subirlas a Holded. Una sola vía. Si la gestoría trabaja en Holded, el correo sobra.
• Crear contactos duplicados del mismo proveedor. Rompe los saldos y el informe de compras. Busca antes de crear.
• Tocar cuentas de un trimestre ya presentado. Cualquier cambio después del cierre pasa por la gestoría.
• Dejar la conciliación para el día 1. Con 200 movimientos al mes son horas; con una conciliación semanal, minutos.

Cuando la empresa crece, el cuello de botella deja de ser la gestoría y pasa a ser la preparación: recoger facturas de varios buzones, imputar gastos a proyectos u obras, cuadrar compras con pedidos. Ese es el trabajo que tiene sentido automatizar, y lo contamos en automatizar Holded. La gestoría recibe la contabilidad más limpia y se centra en lo que solo ella puede hacer: el criterio fiscal.

Como partner de Holded, ayudamos a configurar la cuenta, los roles y las automatizaciones para que la empresa y su gestoría trabajen sobre los mismos datos sin pisarse. Habla con un partner de Holded →

08 · Preguntas frecuentes

¿Cómo doy acceso a mi gestoría en Holded?

Desde Configuración, en Usuarios, invitas a la persona de la gestoría por correo, marcas la casilla que indica que es una asesoría y eliges su rol. Al aceptar, si su despacho está en el programa de asesorías, ve tu cuenta junto a las de sus otros clientes.

¿Le cuesta dinero a la gestoría usar Holded?

Holded ofrece a las asesorías que se unen a su programa acceso gratuito a las funciones de contabilidad de sus clientes. Lo que pagas tú es tu propio plan de Holded.

¿Quién presenta los modelos trimestrales si uso Holded?

Normalmente la gestoría: revisa la contabilidad, prepara los borradores del 303, 111, 115 o 130 y los presenta antes del día 20 del mes siguiente al trimestre, tras tu visto bueno.

¿Verifactu es responsabilidad de la gestoría?

No. Verifactu obliga a quien emite la factura. Si facturas con Holded, el programa genera y envía los registros; la gestoría revisa que series y rectificativas estén bien configuradas.

¿Quieres que tu empresa y tu gestoría trabajen en Holded sin duplicar tareas ni llegar tarde al trimestre? Lo dejamos configurado contigo. Solicitar diagnóstico →