Resumen del caso.
Una marca de cosmética que vende online registraba antes sus ventas de Amazon a mano, una vez por semana. Ahora, cada día a las 9:00, se descarga el informe de transacciones de Amazon con una clave única por transacción para no duplicar nada. Cada venta se clasifica en uno de 5 regímenes fiscales (nacional, OSS, exportación, B2B y paneuropeo), se asigna al cliente que corresponde, se traduce el código de producto y se crea una factura en Business Central por transacción. Las devoluciones y los reembolsos se registran como abonos en su propia serie, logística confirma los envíos subiendo un Excel y lo dudoso va siempre a revisión humana.
¿Qué problema tenía la marca?
Vender en Amazon en varios países significa que cada venta puede tener una fiscalidad distinta: venta nacional, venta a otro país de la Unión con IVA del destino, exportación, venta a empresa con IVA intracomunitario o stock repartido en almacenes de otros países. Cada caso se factura de forma distinta.
Hasta ahora, todo eso se registraba a mano, una vez por semana. Y en fiscalidad, un error de clasificación no se arregla solo: hay que encontrarlo y rectificarlo.
¿Qué construimos?
Descarga diaria sin duplicados
Cada día a las 9:00 se descarga el informe de transacciones de Amazon. Cada transacción lleva una clave única, así que aunque un día se procese dos veces, nada se registra dos veces.
Clasificación en 5 regímenes fiscales
Cada venta se clasifica en uno de los 5 regímenes fiscales que maneja la marca: nacional, OSS, exportación, B2B y paneuropeo.
Cliente y producto resueltos
Cada venta se asigna al cliente genérico del país o, si es una venta B2B con IVA intracomunitario, a una ficha propia del comprador. El código de producto de Amazon se traduce al de Business Central.
Una factura por transacción en Business Central
Con todo resuelto, se crea una factura en Business Central por transacción. Las devoluciones y los reembolsos se registran como abonos en su propia serie.
Envíos confirmados desde el Excel de GLS
Logística sube el Excel de GLS a un formulario y el sistema confirma el seguimiento de cada envío en Amazon.
Lo dudoso, a una persona
Lo que no se puede clasificar con seguridad va a revisión humana, no a la IA. Y cada responsable recibe alertas por email de lo que le toca revisar.
¿Cómo lo implementamos?
Seguimos nuestras fases estándar (ver proceso completo), sobre datos reales del cliente.
- Fase 1 · Diagnóstico: revisamos con el equipo financiero cómo se registraban las ventas de Amazon y la matriz fiscal de cada tipo de venta.
- Fase 2 · Descarga y clasificación: descarga diaria del informe de transacciones con clave única y clasificación en los 5 regímenes fiscales.
- Fase 3 · Business Central: asignación de cliente, traducción del código de producto, una factura por transacción y abonos en su propia serie.
- Fase 4 · Logística y control: formulario para el Excel de GLS con confirmación del envío en Amazon, revisión humana de lo dudoso y alertas por email a cada responsable.
Stack utilizado.
Amazon Seller CentralMicrosoft Business CentralAutomatizaciónGLSFormulario de logísticaAlertas por email