Resumen del caso.
En un estudio de interiorismo cada compra va ligada a una obra. Si la factura entra en Holded sin su proyecto, luego no se sabe cuánto ha costado cada obra. FlowProp montó una automatización que lee con IA lo que llega al buzón de facturas y lo crea en Holded con cuenta contable y proyecto asignados. El primer estudio está en producción desde el 8 de junio de 2026 y registró unas 317 altas correctas entre julio y mediados de septiembre. El segundo, en Madrid, desde septiembre de 2026. Uno de los dos recibe además un informe automático de facturación en Excel.
¿Qué problema tenían?
Los proveedores de un estudio mandan de todo: la proforma antes de servir, la factura definitiva después, presupuestos, pedidos y albaranes. Todo llega por correo, en formatos distintos, y a veces el mismo documento llega dos veces.
Alguien tenía que abrir cada adjunto, decidir qué era, buscar al proveedor en Holded, elegir la cuenta de gasto, vincularlo a la obra correcta y adjuntar el PDF. Y la imputación por proyecto era lo primero que se resentía.
¿Qué construimos?
Clasificación del documento
La IA decide si lo que ha llegado es una factura, una proforma o un documento previo (presupuesto, pedido o albarán), y cada tipo se registra en Holded donde corresponde. Las facturas de venta que emite el propio estudio y las notas de crédito no se suben como compras.
Extracción, proveedor y cuenta contable
De cada documento salen proveedor, NIF, número, fecha, líneas e importes, incluidos los portes. Si el proveedor no existe en Holded, se crea. La IA propone la cuenta contable con el criterio del estudio; cuando no está segura, el documento entra sin cuenta, que es justo la señal para revisarlo a mano.
Proyecto asignado
La automatización cruza el documento con la lista de proyectos de Holded, que se actualiza cada día, y lo vincula a la obra que toca. Las facturas sin obra identificable (un envío, una compra general) entran sin proyecto, en lugar de forzar una asignación equivocada.
Control de duplicados
Cada documento deja una huella en un registro propio, y antes de crear nada se comprueba que no esté ya. Funciona también cuando el mismo correo llega dos veces a la vez, por un reenvío o por una copia a otro buzón.
¿Cómo lo implementamos?
Seguimos nuestras fases de trabajo, con documentos reales de cada cliente. Ver proceso completo.
- Diagnóstico: con el estudio, qué tipos de documento llegan, qué criterio contable aplica y cómo identifica cada obra.
- Construcción y prueba: con correos y PDF reales del estudio, revisando en Holded que totales, proveedor, cuenta y proyecto salen bien.
- Producción: primer estudio desde el 8 de junio de 2026; segundo estudio, en Madrid, desde septiembre de 2026.
- Estabilización: ajustes con los casos que solo salen en uso real, como portes que no venían en las líneas o correos que llegaban duplicados.
Stack utilizado.
CorreoIA para leer documentosHoldedExcelAutomatización a medida