Resumen del caso.
Un contratista familiar que subcontrata casi toda la ejecución no tenía forma de saber el coste real de una obra hasta que estaba cerrada, y dedicaba un esfuerzo administrativo enorme a imputar cada factura a mano. FlowProp construyó una plataforma de control de obra a medida que recorre el ciclo cliente → presupuesto → planificación → ejecución → certificación → factura, importa la medición CYPE (BC3, FIEBDC-3, códigos BEDEC/ITeC), imputa facturas y tickets a cada obra como centro de coste, calcula la certificación a origen de las subcontratas y proyecta la desviación a fin de obra con semáforos y alertas predictivas. En paralelo migramos la contabilidad de A3 Innova a Holded. Resultado: la dirección ve el coste real frente al objetivo en vivo y el sobrecoste salta antes de materializarse.
¿Qué problema tenía?
La empresa es un contratista principal que gana la obra y la ejecuta subcontratando la mayor parte de los oficios. Su margen no está en la mano de obra propia, sino en controlar que cada obra cierra por debajo del objetivo. Y ese control es exactamente lo que no tenían: el coste real se conocía al final, cuando ya no se podía corregir nada.
El día a día era un «avance administrativo bestial»: facturas de proveedores y subcontratas que llegaban por correo, alguien las imputaba a mano a una obra en una hoja de cálculo, y las certificaciones a las subcontratas se calculaban a ojo sobre el avance. No había una foto viva de «cuánto llevo gastado en esta obra frente a lo que presupuesté», ni forma de anticipar que una partida se iba a disparar.
Yo el coste real de la obra lo sabía cuando la cerraba. Para entonces, si me había pasado, ya me había pasado. Necesitaba ver en cada momento cuánto llevo gastado contra el presupuesto y que el sistema me avise antes de que el sobrecoste sea un hecho, no después.
¿Qué construimos?
Plataforma de control de obra de ciclo completo
Una aplicación a medida que sigue la obra de punta a punta: cliente → presupuesto CYPE → planificación → ejecución → certificación → factura en Holded. Cada obra tiene sus capítulos y partidas, sus escandallos y su stock de obra, y un panel con semáforos de desviación que comparan lo ejecutado con lo presupuestado partida a partida.
Importación de la medición CYPE (BC3)
La obra no arranca de cero: el sistema importa el fichero BC3 (formato FIEBDC-3, con códigos de banco de precios BEDEC/ITeC) que sale de CYPE, de modo que el presupuesto, los capítulos y las partidas entran ya cargados. Lo que antes era volver a teclear la medición pasa a ser una importación.
Facturas y tickets imputados a cada obra como centro de coste
Cada factura de proveedor se lee, se clasifica y se imputa a su obra como centro de coste, con el circuito proforma → factura definitiva cuando aplica. Y para el gasto de campo, el operario hace una foto del ticket o del albarán por WhatsApp desde el móvil: se digitaliza, se contabiliza y se imputa a la obra correcta sin pasar por la oficina.
Certificación a origen y alertas predictivas de sobrecoste
Las prefacturas y la certificación a origen de las subcontratas se calculan sobre el avance real, con el detalle listo para Holded. Y sobre los datos vivos, el sistema proyecta la desviación a fin de obra: no espera a que el sobrecoste ocurra, avisa cuando la tendencia indica que una partida se va a pasar.
Migración de A3 Innova a Holded
Aprovechando el proyecto, sacamos la contabilidad de forma ordenada del ERP anterior (A3 Innova) a Holded, conservando históricos y numeraciones, con la gestión de adjuntos y el SII resueltos.
¿Cómo lo implementamos?
Seguimos nuestras 5 fases estándar — ver proceso completo — sobre datos reales del cliente y con una estabilización supervisada antes de dejarlo en producción autónoma.
- Fase 1 · Diagnóstico: mapeamos el ciclo real de una obra, los tipos de subcontrata y cómo se certifica hoy, y definimos el modelo de centros de coste por obra.
- Fase 2 · Plataforma + importación BC3: SPA de control de obra con capítulos, partidas, escandallos y semáforos; importación de ficheros BC3/CYPE vía proxy; stock de obra.
- Fase 5 · Facturas, tickets y certificación: imputación de facturas por obra, captura de tickets por WhatsApp, certificación a origen de subcontratas y proyección de desviación.
- Fase 7 · Migración e integración Holded: salida de A3 Innova a Holded con históricos, adjuntos y SII, y activación de alertas predictivas en producción.
Stack utilizado.
SPA a medidaAutomatización (proxy CYPE)Importación BC3 (FIEBDC-3 · BEDEC/ITeC)Holded APISIIGestión de adjuntosCaptura de tickets por WhatsAppMigración desde A3 Innova