Importar datos a Holded sin errores.
Holded deja importar casi todo desde Excel. El problema no es la plantilla, es el orden y la limpieza de los datos. Aquí tienes qué se importa, en qué orden, los fallos típicos y cuándo compensa hacerlo por API.
01 · TL;DR
Holded deja importar casi todo desde Excel: contactos, productos, servicios, facturas de venta y de compra, rectificativas, pedidos, albaranes, proyectos y asientos contables. Cada tipo tiene su plantilla oficial y la regla de oro es no tocar sus columnas. El orden importa: primero contactos y productos, después documentos y por último la contabilidad. Los errores que más vemos son siempre los mismos: NIF mal escritos, series de numeración que chocan, tipos de IVA que no existen en la cuenta y asientos duplicados porque las facturas ya generaron los suyos. Para una migración normal de una pyme basta la plantilla. Si hay miles de documentos, varias empresas o datos que vienen de otro programa todos los meses, compensa hacerlo por API. Aquí tienes el orden, los fallos típicos y cuándo merece la pena cada opción.
02 · Qué se puede importar y cómo
Resumen a partir del centro de ayuda de Holded y de migraciones reales (noviembre de 2026; Holded cambia menús y plantillas, descarga siempre la plantilla desde tu cuenta en lugar de reutilizar una antigua):
| Dato | Plantilla Excel | Lo que conviene saber |
|---|---|---|
| Contactos | Sí | Clientes y proveedores. Son la base de todo lo demás |
| Productos y servicios | Sí | Con precio, IVA, referencia y stock inicial |
| Facturas de venta | Sí | El cliente tiene que existir antes; cuidado con la serie |
| Facturas de compra | Sí | Revisa la cuenta de gasto de cada proveedor |
| Rectificativas | Sí | Deben apuntar a la factura original ya importada |
| Pedidos y albaranes | Sí | Solo con el módulo de Inventario activo |
| Proyectos | Sí | Útil si migras desde otra herramienta de proyectos |
| Asientos contables | Sí, libro diario | Riesgo alto de duplicar asientos (ver más abajo) |
Holded acepta Excel (.xlsx) y en varios casos CSV. Puedes dejar celdas en blanco, pero si cambias el nombre o el orden de una columna el archivo deja de leerse. Cuando algo falla, Holded te devuelve las filas con error, así que no hace falta adivinar.
03 · El orden que evita repetir la importación
Casi todas las migraciones que nos llegan torcidas se torcieron por el orden. Este es el que usamos:
- Configura antes de importar. Series de numeración, tipos de IVA, cuentas contables, formas de pago y, si aplica, almacenes. La plantilla busca estos valores por nombre y si no existen, la fila falla o cae en una opción por defecto.
- Contactos. Un solo contacto por NIF. Si vienen de dos sistemas, deduplica en Excel antes, no después.
- Productos y servicios. Referencias únicas y el IVA correcto en cada uno.
- Documentos de venta y compra. Primero facturas, luego rectificativas. Si importas pedidos o albaranes, antes que las facturas que los agrupan.
- Saldos y contabilidad. Asiento de apertura o libro diario, al final y sabiendo qué asientos ya han generado los documentos.
- Cuadre. Compara facturación por mes, IVA repercutido y soportado y saldo de clientes contra el sistema de origen. Si no cuadra al céntimo, no sigas.
Haz una prueba con 20 o 30 filas de cada tipo antes de subir el archivo completo. Borrar 30 documentos es una tarde. Borrar 3.000 es una semana.
04 · Los errores típicos y cómo evitarlos
| Error | Qué pasa | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| NIF con espacios, guiones o sin letra | Contactos duplicados y facturas que no se enlazan | Normaliza a mayúsculas, sin espacios ni guiones |
| Serie que choca | Números repetidos o un salto en la serie del año | Serie propia para el histórico o continuar desde el último número real |
| IVA que no existe en la cuenta | Fila rechazada o impuesto mal asignado | Crea antes recargo de equivalencia, exentos e intracomunitarios |
| Fechas y decimales | Día y mes cruzados, importes multiplicados por mil | Formato de fecha único y coma decimal; revisa en una muestra |
| Totales que no cuadran | Diferencias de céntimos por redondeo de líneas | Compara total por factura, no solo el total general |
| Asientos duplicados | Ventas e IVA contados dos veces en contabilidad | O importas facturas, o importas su asiento, nunca las dos cosas |
El último es el más caro. Las facturas que importas en Holded generan sus propios asientos. Si además subes el libro diario del programa anterior con esas mismas ventas, la cuenta de resultados se duplica. La propia ayuda de Holded avisa de eliminar los asientos del periodo antes de importar el diario. Lo explicamos con más detalle en la contabilidad en Holded.
05 · Cuánto histórico migrar
La tentación es traerlo todo. Casi nunca compensa. Lo que recomendamos a la mayoría de pymes:
- Ejercicio en curso completo: facturas de venta y compra, para que el IVA y los modelos trimestrales salgan de Holded.
- Ejercicios cerrados: solo el asiento de apertura con los saldos. El detalle se queda en el programa antiguo o exportado a PDF y Excel, que también vale para conservarlo los años que exige la ley.
- Facturas pendientes de cobro o pago: todas, aunque sean de años anteriores, para poder seguir el cobro.
- Contactos: solo los que han tenido actividad en los últimos dos o tres años.
Las facturas importadas son histórico: ya se emitieron en su día con el programa anterior. Trátalas así y no las reenvíes al cliente ni las vuelvas a emitir. Con Verifactu a la vista esto importa más, porque los registros de facturación se generan al emitir. El calendario vigente sigue siendo el del RD-ley 15/2025 (1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos). Hacienda anunció en octubre de 2026 su intención de llevarlo a 2028, pero a día de hoy no vemos el cambio publicado en el BOE. Lo seguimos en novedades de Verifactu y en Holded y Verifactu.
06 · Plantilla o API: cuándo compensa cada una
| Situación | Recomendación |
|---|---|
| Migración única, cientos de documentos | Plantilla Excel. Barato y suficiente |
| Miles de documentos con muchas líneas | API, con validación previa y registro de errores |
| Varias empresas del mismo grupo | API: un mismo proceso para todas las cuentas |
| Datos que llegan cada mes de otro sistema | Integración por API. Importar a mano cada mes no escala |
La API de Holded permite crear contactos, productos, documentos y asientos, y devuelve el error de cada uno, lo que hace mucho más fácil reintentar solo lo que falló. El caso más habitual que vemos no es la migración, es el goteo: facturas que salen de un programa sectorial, de una tienda online o de un Excel de comerciales y que alguien pasa a Holded a mano cada semana. Ahí la plantilla se queda corta y lo que toca es automatizar Holded. Si hoy ese origen es un Excel, en automatizar Excel con IA contamos cómo lo abordamos.
Como orden de magnitud, una migración con limpieza de datos y cuadre, o una integración recurrente sencilla, arranca en nuestro Quick win de 3.500 €. Es una referencia, no un presupuesto: depende del volumen, del sistema de origen y de lo limpios que estén los datos.
07 · Si vienes de otro programa
- Desde Sage, A3 o ContaPlus: exporta libros de facturas emitidas y recibidas y el libro diario. Las cuentas del plan contable suelen encajar, pero revisa subcuentas de clientes y proveedores. Comparativa en Holded vs Sage.
- Desde Excel: el reto no es el formato, es la coherencia. Mismo cliente escrito de tres maneras, IVA calculado a mano, numeración con huecos. Limpia antes. Por qué conviene salir del Excel para facturar, en Verifactu y Excel.
- Con gestoría: acuerda con ella el corte (fecha, saldos de apertura y quién cuadra qué) antes de importar nada. Lo vemos en trabajar con la gestoría en Holded.
Si todavía estás decidiendo si Holded es el destino, mira antes alternativas a Holded y la tabla de precios y planes. Migrar dos veces cuesta más que pensarlo una.
08 · Checklist antes de dar la migración por buena
- Número de contactos, productos y facturas igual en origen y en Holded.
- Facturación por mes y por serie cuadrada al céntimo.
- IVA repercutido y soportado por trimestre igual que en los modelos ya presentados.
- Saldo pendiente de cada cliente y proveedor revisado en los diez más grandes.
- Ningún asiento duplicado en ventas, compras ni IVA.
- Siguiente número de cada serie comprobado antes de emitir la primera factura nueva.
Si tienes una migración a Holded por delante, o datos que cada mes pasas a mano, lo revisamos contigo con criterio de partner. Habla con un partner de Holded →
09 · Preguntas frecuentes
¿Se pueden importar facturas a Holded desde Excel?
Sí. Holded tiene plantillas para facturas de venta, de compra y rectificativas. Los clientes y proveedores deben existir antes en Holded, y conviene descargar la plantilla desde tu cuenta y no cambiar sus columnas.
¿En qué orden se importan los datos a Holded?
Primero la configuración (series, IVA, cuentas), después contactos, productos y servicios, luego facturas y rectificativas, y al final la contabilidad. Así cada documento encuentra el contacto y el impuesto que necesita.
¿Por qué se duplican los asientos al importar a Holded?
Porque las facturas importadas generan sus propios asientos. Si además importas el libro diario del programa anterior con esas ventas, se cuentan dos veces. Importa facturas o su asiento, nunca las dos cosas.
¿Cuándo conviene importar por API en lugar de por plantilla?
Cuando hay miles de documentos, varias empresas o datos que llegan cada mes desde otro sistema. La API valida documento a documento y permite reintentar solo los que fallan.
¿Tienes una migración a Holded por delante o datos que cada mes pasas a mano? Lo revisamos contigo y te decimos si basta la plantilla o conviene automatizarlo. Solicitar diagnóstico →