Verifactu y Excel: cuándo puedes seguir facturando con una hoja.
Hacienda no prohíbe facturar con Excel o Word, pero solo deja fuera el uso más básico: escribir e imprimir. Si tu plantilla calcula, numera o guarda las facturas, la cosa cambia. Aquí tienes el test para saber en qué caso estás y qué hacer antes de 2027.
01 · TL;DR
Facturar con Excel o Word no está prohibido con Verifactu, pero la puerta es más estrecha de lo que parece. La Agencia Tributaria aclara en sus preguntas frecuentes que el reglamento no te afecta si usas el procesador de texto o la hoja de cálculo solo para escribir los datos de la factura y emitirla o imprimirla. En cuanto tu archivo calcula el IVA o la retención con fórmulas, numera solo, guarda el histórico de facturas o te sirve de libro registro, empieza a parecerse a un sistema informático de facturación, y esos sí tienen que cumplir. Y un Excel no puede encadenar registros, firmarlos ni generar un QR válido. Nuestra recomendación honesta: si emites más de 4 o 5 facturas al mes, el Excel te sale más caro que un programa de 10 a 30 € al mes. Calendario vigente: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos (RD-ley 15/2025); en 2026 es voluntario. Datos a noviembre de 2026.
02 · Qué dice Hacienda sobre Excel y Word
El reglamento Verifactu (RD 1007/2023) no habla de marcas ni de programas concretos. Habla de sistemas informáticos de facturación: cualquier conjunto de software que sirva para expedir facturas y, además, guarde o procese esa información. Ahí está la clave.
En el apartado de ámbito de aplicación de sus preguntas frecuentes, la AEAT distingue dos usos:
- Uso como papel con formato. Abres una plantilla, escribes a mano cliente, conceptos, base, IVA y total, guardas o imprimes el PDF y lo envías. El archivo no hace nada por ti. Este uso, según la AEAT, queda fuera del reglamento.
- Uso como sistema. La hoja calcula impuestos, asigna el número siguiente, acumula todas las facturas en pestañas, alimenta un resumen trimestral o exporta un listado para la gestoría. Eso ya es tratar información de facturación, y la exclusión deja de estar clara.
Varios despachos citan además una consulta de la Dirección General de Tributos (V2653-24) en la misma línea: usar hojas de cálculo o bases de datos no basta por sí solo para concluir que no estás obligado. La conclusión práctica es la misma: lo que cuenta es lo que hace tu archivo, no el programa con el que lo abres.
03 · El test: ¿tu Excel es un sistema de facturación?
Repasa tu plantilla con esta tabla. Si marcas alguna de las filas de abajo, asume que estás dentro de Verifactu.
| Lo que hace tu archivo | Riesgo Verifactu |
|---|---|
| Plantilla en blanco, escribes todos los importes a mano | Bajo. Es el caso que la AEAT deja fuera |
| Fórmulas que calculan IVA, IRPF o total | Medio. Ya procesa datos de la factura |
| Numeración automática o macro que genera la siguiente factura | Alto. Se comporta como un programa |
| Una pestaña por factura o una hoja con todo el histórico | Alto. Conserva la información de facturación |
| Resumen que usas como libro registro o mandas a la gestoría | Alto. Es exactamente lo que el reglamento quiere controlar |
Seamos claros: casi nadie factura con una plantilla vacía y calculadora al lado. La mayoría de Excels de facturación que vemos en pymes y autónomos tienen fórmulas, numeración y un histórico. Es decir, están en las filas de abajo.
04 · Por qué un Excel no puede cumplir Verifactu
Si tu hoja cuenta como sistema de facturación, tendría que hacer lo mismo que un programa adaptado. Y ahí Excel no llega:
- Registro encadenado. Cada factura genera un registro con una huella (hash) que incluye la del registro anterior. Si alguien borra o cambia una factura, la cadena se rompe y se nota. En Excel puedes editar cualquier celda sin dejar rastro.
- Inalterabilidad. Una factura emitida no se toca: se rectifica o se anula con otro registro. Excel está diseñado justo para lo contrario.
- Remisión o conservación segura. En la modalidad VERI*FACTU los registros se envían a la AEAT al momento; en la otra, se firman y se guardan con registro de eventos. Ninguna de las dos cosas existe en una hoja de cálculo.
- QR con los datos reales. El QR de la factura apunta a la AEAT con el NIF, el número, la fecha y el importe de ese registro. Pegar una imagen de QR en la plantilla no sirve; lo explicamos en el QR de Verifactu.
- Declaración responsable del fabricante. Todo programa de facturación debe llevar la suya. Tu Excel casero no tiene fabricante que la firme, salvo que el fabricante seas tú.
Hay complementos y macros que prometen «hacer tu Excel compatible con Verifactu». Algunos funcionan enviando la factura a un servicio externo que sí lleva el registro. En ese caso el sistema de facturación es ese servicio, no tu hoja, y conviene revisarlo con el mismo cuidado que cualquier programa Verifactu.
05 · Lo que cuesta de verdad seguir con Excel
El argumento a favor de Excel suele ser que es gratis. Hagamos la cuenta con un autónomo que emite 15 facturas al mes:
| Concepto | Excel | Programa adaptado |
|---|---|---|
| Licencia | 0 € | 10 a 30 € al mes (rango orientativo) |
| Tiempo por factura | 5 a 10 minutos | 1 a 2 minutos |
| Cierre trimestral con la gestoría | 1 a 3 horas cuadrando | Acceso directo o exportación |
| Riesgo ante una inspección | Sin trazabilidad | Registros encadenados y QR |
Solo en tiempo de emisión, la diferencia ronda una hora y media al mes. A cualquier precio razonable de tu hora, el programa se paga solo. Y a eso se suma lo que no está en la tabla: el riesgo sancionador si tu hoja se considera un sistema que no cumple, que detallamos en sanciones de Verifactu. Precios de mercado a noviembre de 2026; cambian a menudo, comprueba la tarifa del proveedor antes de decidir.
06 · Cómo pasar del Excel a un programa sin perder nada
La migración de un autónomo o una pyme pequeña se hace en una tarde si la preparas bien:
- Exporta clientes y productos del Excel a CSV. Limpia NIF duplicados y direcciones incompletas antes de importar; es donde más errores aparecen después.
- Decide la serie de numeración. Lo más limpio es empezar una serie nueva el 1 de enero o el primer día de trimestre, y conservar el Excel antiguo como archivo cerrado.
- Replica tu plantilla en el programa: logo, datos fiscales, forma de pago, texto legal. Comprueba que el QR se ve entero.
- Emite una factura real de prueba en modo voluntario durante 2026 y escanea el QR con el móvil.
- Da acceso a tu gestoría en lugar de mandarle el Excel cada trimestre.
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07 · Dónde Excel sí sigue teniendo sentido
No hace falta tirar Excel. Para análisis, previsiones de tesorería, presupuestos internos o informes, sigue siendo una herramienta excelente. Lo que cambia es el papel: la factura se emite en el programa y Excel lee los datos de ahí, no al revés. Si tu equipo vive en hojas de cálculo para otros procesos, en automatizar Excel con IA contamos qué se puede automatizar y cuándo compensa dar el salto a un sistema.
08 · Calendario y aviso de vigencia
Las fechas legales siguen siendo las del RD-ley 15/2025: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de contribuyentes. El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció su intención de llevarlo a octubre de 2028, pero a fecha de este artículo esa norma no está publicada en el BOE. Lo seguimos en noticias de Verifactu, y el contexto completo está en qué es Verifactu y cuándo entra en vigor. Aunque el plazo se mueva, el criterio sobre Excel no cambia: si tu hoja hace de programa, tendrá que cumplir como un programa.
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09 · Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir facturando con Excel cuando entre Verifactu?
Solo si usas Excel o Word exclusivamente para escribir los datos de la factura e imprimirla o guardarla en PDF. Según la AEAT, ese uso queda fuera del reglamento. Si la hoja calcula impuestos, numera, guarda el histórico o hace de libro registro, se acerca a un sistema de facturación y tendría que cumplir.
¿Un Excel con fórmulas cuenta como sistema informático de facturación?
Es muy probable que sí si además numera o conserva las facturas. Cuantas más funciones de tratamiento de datos tenga la hoja, más difícil es defender que está fuera de Verifactu.
¿Se puede hacer un Excel compatible con Verifactu?
No por sí solo: no puede encadenar registros, impedir cambios ni generar un QR vinculado a la AEAT. Algunos complementos envían la factura a un servicio externo que sí cumple; en ese caso el sistema de facturación es ese servicio.
¿Cuándo tengo que dejar de facturar con Excel?
Con el calendario vigente, antes del 1 de enero de 2027 si eres sociedad y del 1 de julio de 2027 si eres autónomo. Hacienda ha anunciado un aplazamiento a octubre de 2028 que aún no está en el BOE.
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