Factura rectificativa con Verifactu: cómo corregir sin romper la cadena.
Con Verifactu una factura emitida ya no se abre y se edita. Se corrige con una rectificativa, con un registro de anulación o con una subsanación, y cada una sirve para un caso. Aquí tienes cuál toca, qué clave de R1 a R5 llevar y cómo hacerlo en Holded.
01 · TL;DR
Con Verifactu una factura emitida no se borra ni se edita. Si te has equivocado tienes tres salidas, y cada una sirve para un caso distinto: factura rectificativa cuando la operación existió pero algún dato está mal (importe, IVA, descuento, devolución); registro de anulación cuando la factura no debió emitirse nunca (duplicada, cliente equivocado, operación que no se hizo); y subsanación cuando lo que falla es el registro enviado y no la factura. La rectificativa lleva una clave de R1 a R5 según el motivo y se hace por sustitución o por diferencias. En cualquier caso, la factura original y su corrección quedan visibles en la cadena de registros. Calendario vigente: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos (RD-ley 15/2025); en 2026 es voluntario. Datos a noviembre de 2026.
02 · Por qué Verifactu cambia la forma de corregir
Antes, muchos programas permitían abrir una factura emitida, cambiar una cifra y volver a guardarla. Con Verifactu eso se acaba. Cada factura genera un registro de alta con una huella que se encadena con la anterior, y si alguien modifica una factura ya registrada, la cadena se rompe y queda a la vista.
Por eso los programas adaptados bloquean la edición en cuanto la factura sale. No es un capricho del software: es la base del sistema. Y tocar la base de datos por detrás para «arreglar» una factura es alterar el sistema, con una multa de 50.000 € por ejercicio para el usuario. Lo tienes con detalle en sanciones de Verifactu.
La buena noticia es que corregir sigue siendo sencillo. Solo hay que elegir bien la herramienta.
03 · Rectificar, anular o subsanar: cuál toca
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| Precio, cantidad o tipo de IVA mal puestos | Rectificativa, normalmente R1 |
| Devolución de mercancía o descuento por volumen posterior | Rectificativa en negativo (el clásico abono), R1 |
| Cliente que no paga y recuperas el IVA | Rectificativa R3 (créditos incobrables) o R2 si está en concurso |
| Factura duplicada o emitida a un cliente que no era | Registro de anulación (y, si procede, factura nueva al cliente correcto) |
| Factura de una operación que al final no se hizo | Registro de anulación |
| La factura está bien pero el registro enviado tiene un error técnico | Subsanación del registro, sin factura nueva |
La regla de fondo: si la operación existió, se rectifica; si no debió existir la factura, se anula. Ante la duda, la rectificativa es la opción conservadora, porque deja todo el rastro documentado y tu gestoría lo va a entender a la primera.
04 · Las claves R1 a R5
Cada rectificativa se identifica con una clave según el motivo, siguiendo el artículo 80 de la Ley del IVA. Así lo recoge la FAQ de Verifactu de la AEAT:
| Clave | Cuándo se usa |
|---|---|
| R1 | Errores fundados en derecho y supuestos del artículo 80, apartados uno, dos y seis (devoluciones, descuentos, operaciones que se resuelven). Es la más habitual |
| R2 | Cliente en concurso de acreedores (artículo 80.tres) |
| R3 | Créditos incobrables (artículo 80.cuatro) |
| R4 | El resto de causas que no encajan en las anteriores |
| R5 | Rectificación de facturas simplificadas (tickets), sea cual sea el motivo |
En la práctica, el programa te pide el motivo y pone la clave. Lo que te toca a ti es saber que R3 y R2 tienen requisitos propios (plazos y, en el caso de los incobrables, haber reclamado el cobro). Si estás en ese punto, en reclamar facturas impagadas explicamos cómo dejar ese rastro.
05 · Por sustitución o por diferencias
Además de la clave, hay que indicar cómo se corrige:
- Por diferencias (I): la rectificativa recoge solo la diferencia. Si facturaste 1.000 € de base y eran 800 €, emites una rectificativa de 200 € en negativo. Es lo normal en devoluciones y descuentos.
- Por sustitución (S): la rectificativa recoge los importes correctos completos y sustituye a la original. Si facturaste 1.000 € y eran 800 €, la rectificativa dice 800 € e indica la base y la cuota que se sustituyen. Encaja mejor cuando el error afecta a varios datos a la vez.
Las dos son válidas. Lo importante es elegir una por caso y que tu gestoría sepa cuál usas, porque el efecto en los libros de IVA es el mismo pero la lectura del documento cambia.
06 · Requisitos de la factura rectificativa
Verifactu no sustituye al reglamento de facturación (RD 1619/2012); se suma a él. Una rectificativa correcta debe:
- Indicar expresamente que es una factura rectificativa.
- Ir en una serie propia, separada de las facturas ordinarias. Por ejemplo, R2026-001.
- Identificar la factura que corrige: número y fecha de la original.
- Explicar el motivo de la rectificación.
- Emitirse en plazo: con carácter general, cuatro años desde el devengo de la operación, y en cuanto conozcas la causa.
- Llevar su propio código QR y su registro encadenado, como cualquier otra factura. Te contamos qué muestra en el QR de Verifactu.
07 · Cómo se hace en Holded
En Holded la rectificativa se crea desde la propia factura original, no desde cero. Así el programa enlaza la referencia, aplica la serie de rectificativas, calcula los impuestos con el signo correcto y genera el registro de Verifactu. El flujo, a grandes rasgos:
- Abre la factura emitida que quieres corregir.
- Elige la opción de crear la rectificativa (o el abono, que en Holded es una rectificativa en negativo).
- Ajusta las líneas: solo la diferencia o el importe correcto completo, según el método.
- Indica el motivo y revisa que la serie es la de rectificativas.
- Emite y comprueba que el estado de Verifactu queda como aceptado.
Los nombres exactos de botones y menús cambian con las actualizaciones, así que compruébalo en tu cuenta antes de darlo por hecho. Una recomendación práctica: crea la serie de rectificativas antes de necesitarla, para que nadie emita una a toda prisa en la serie ordinaria. Lo explicamos junto al resto de ajustes en Holded y Verifactu y en cómo facturar con Holded.
Si tus facturas llegan a Holded desde otra herramienta (tienda online, CRM o un desarrollo propio), la rectificativa también tiene que llegar por ese camino o hacerse en Holded con la referencia correcta. Lo que no puede pasar es que el sistema de origen «corrija» la factura por su cuenta y Holded no se entere. Si estás conectando sistemas, mira la API de Holded y qué automatizar en Holded.
08 · Errores que vemos en pymes
- Anular para no rectificar. Si la operación se hizo, anularla y emitir otra factura limpia deja un hueco difícil de explicar en una comprobación.
- Rectificativas en la serie ordinaria. Rompen la numeración y obligan a rehacer trabajo con la gestoría.
- Rectificar sin referenciar la original. Sin número y fecha de la factura corregida, la rectificativa no cumple.
- Corregir en Excel y volver a subir. Si facturas fuera de un programa adaptado, ese circuito no sirve con Verifactu; lo vemos en Verifactu y Excel.
- Usar R1 para un impagado. Para recuperar el IVA de un incobrable la clave es R3, con sus propios requisitos.
09 · Calendario y aviso de vigencia
Las fechas legales siguen siendo las del RD-ley 15/2025: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de contribuyentes. El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció su intención de llevarlo a octubre de 2028, pero a fecha de este artículo esa norma no está publicada en el BOE. Lo seguimos en noticias de Verifactu, y el contexto está en qué es Verifactu y cuándo entra en vigor. Si ya emites con Verifactu en modo voluntario, estas reglas te aplican desde hoy en tu programa.
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10 · Preguntas frecuentes
¿Se puede modificar una factura ya emitida con Verifactu?
No. Cada factura genera un registro encadenado y modificarla rompería la cadena. Si hay un error se emite una factura rectificativa, un registro de anulación o, si el fallo es solo del registro enviado, una subsanación.
¿Cuándo se anula una factura en lugar de rectificarla?
Se anula cuando la factura no debió emitirse: duplicada, emitida a un cliente que no era o de una operación que no llegó a hacerse. Si la operación existió y algún dato está mal, se rectifica.
¿Qué diferencia hay entre las claves R1, R2, R3, R4 y R5?
R1 es para errores fundados en derecho y devoluciones o descuentos del artículo 80 de la Ley del IVA; R2 para clientes en concurso; R3 para créditos incobrables; R4 para el resto de causas; y R5 para rectificar facturas simplificadas o tickets.
¿Cómo se crea una factura rectificativa en Holded?
Desde la factura original, con la opción de rectificar o abonar. Holded enlaza la referencia, aplica la serie de rectificativas, calcula los impuestos y genera el registro de Verifactu. Conviene tener la serie de rectificativas creada de antemano.
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