Resumen del caso.
Una agencia de viajes de fin de curso de la Costa Daurada vende packs de alojamiento a grupos de estudiantes, y la mayoría de esos grupos escribe por WhatsApp. FlowProp construyó un CRM a medida con un bot de WhatsApp que cualifica los leads, un embudo de ventas, una calculadora de precios con la disponibilidad de apartamentos, presupuestos, reservas y cobro con Stripe, reglas de asignación a comercial y una bandeja donde el equipo pausa o interviene el bot. Resultado: 455 leads cualificados en 30 días, y a 2 de octubre de 2026, 268 presupuestos emitidos y 7 reservas, con 5 administradores trabajando en el CRM.
¿Qué problema tenía?
La agencia compra bloques de apartamentos por temporada y los revende como packs a grupos de estudiantes. Cada lead es un grupo con sus fechas, su número de personas y su pack, y casi todos llegan por WhatsApp. Antes, todo eso se gestionaba a mano sobre Excel.
El punto delicado es la disponibilidad. Se vende el apartamento por noche, y comprobar un día suelto no basta: si falta cupo en una sola noche de la estancia, ese apartamento no se puede vender. Hacerlo a mano, con varios comerciales a la vez y en plena campaña, es como se acaba vendiendo un apartamento que no existe.
¿Qué construimos?
Bot de WhatsApp que cualifica
El bot atiende a cada grupo por WhatsApp, recoge lo que hace falta para presupuestar (fechas, número de personas, pack) y lo cualifica. Cuando las fechas son ambiguas, pregunta cuál es la última noche en vez de suponerla. El lead entra en el CRM con sus datos y con su comercial asignado por reglas.
CRM con embudo y bandeja
El equipo trabaja cada grupo en un embudo de ventas y lleva las conversaciones desde una bandeja dentro del CRM. En cualquier momento un comercial puede pausar el bot y seguir él, o dejar que el bot continúe.
Calculadora de precios con disponibilidad real
Junto al chat hay una calculadora que saca el precio del pack y comprueba la disponibilidad de apartamentos noche a noche sobre el rango completo de la estancia. Avisa cuando el grupo no cuadra con el apartamento elegido. La misma calculadora está dentro de cada reserva para hacer modificaciones.
Presupuestos, reservas y cobro con Stripe
Del chat sale el presupuesto, y del presupuesto la reserva, con su localizador, su señal y sus plazos. Cada integrante del grupo paga su parte con su propio enlace de Stripe, y los cobros quedan ligados a la reserva sin apuntarlos a mano.
¿Cómo lo implementamos?
Seguimos nuestras 5 fases estándar (ver proceso completo), con entregas parciales y sobre datos reales del cliente.
- Fase 1 · Diagnóstico: reuniones con la dirección y con el equipo de reservas, y lectura de sus Excel de precios y de planificación de apartamentos, hasta tener por escrito las reglas de negocio.
- Fase 2 · Prototipo: maqueta navegable del CRM y del bot para validar el circuito antes de construir.
- Fase 4 · Construcción: CRM en Next.js y Supabase, bot sobre WhatsApp de Meta, calculadora con disponibilidad por noche, presupuestos, reservas y cobro con Stripe.
- Fase 5 · Estabilización: en campaña con leads reales. Las peticiones del equipo comercial entran como incidencias y se publican sobre la marcha.
Stack utilizado.
CRM a medida (Next.js)SupabaseWhatsApp de MetaStripeIA conversacionalEmbudo de ventasBandeja con control del bot