Qué automatizamos exactamente en tu back-office.
El back-office de una empresa de 50 a 500 empleados suele concentrar entre el 30% y el 45% del tiempo operativo no productivo. Facturas de proveedor que entran por email, albaranes que hay que cotejar con pedidos, conciliaciones bancarias manuales cada final de mes, reportes que se construyen copiando datos entre Holded, Excel y el ERP. Todo eso es automatizable hoy con un puñado de modelos de IA bien elegidos.
| Proceso | Manual | Automatizado con IA |
|---|---|---|
| Registrar factura de proveedor | 4–7 min por factura · 3,2% de error de digitación | Segundos · con control de duplicados |
| Conciliación bancaria | Bloquea 3–4 días del cierre mensual | Goteo diario automático, sin esperar al cierre |
| Reportes financieros | Excel reconstruido cada lunes, una versión por departamento | Dashboard único en tiempo casi real con alertas |
| Cotejo de albaranes | Revisión manual contra pedido, errores se detectan en auditoría | Cruce automático contra orden de compra, discrepancias escaladas al momento |
Facturación de proveedor automatizada
Tus proveedores mandan las facturas por email. Un flujo de trabajo automatizado las recoge, extrae datos con OCR + LLM (número, fecha, importe, CIF, conceptos), las compara contra tu orden de compra, las registra en tu ERP y notifica al responsable si hay discrepancia. Lo que tardaba 4–7 minutos por factura pasa a 15 segundos, sin error de digitación.
Conciliación bancaria continua
En lugar de conciliar a final de mes, un flow corre cada mañana: lee los movimientos bancarios vía PSD2 o export, los cruza contra facturas emitidas y pagadas en tu ERP, propone conciliaciones automáticas para matches exactos y deja en cola los casos dudosos para revisión humana. El cierre mensual deja de ser un evento y pasa a ser un goteo.
Reportes financieros en un solo sitio
Datos de tu ERP, de tu pasarela de pagos, de tu herramienta de gastos y de tu banco, orquestados en un dashboard con la verdad. Actualizado en tiempo casi real, con alertas si un KPI se sale del rango. Adiós al Excel compartido que cada departamento interpreta diferente.
Integraciones nativas con tu stack
Trabajamos con Holded (somos partner oficial), Odoo, Sage, A3, Quipu, SAP, Business Central y las herramientas que ya usas. Conexión por API oficial cuando existe, por base de datos directa cuando toca, o vía RPA/web scraping en los casos legacy. No te obligamos a cambiar tu ERP.
Qué no hacemos
- No te vendemos un SaaS nuevo. Trabajamos sobre lo que tienes.
- No construimos prototipos para demos. Entregamos en producción o no cobramos.
- No usamos Zapier ni Make como base. Self-host en tu infraestructura, tu infra, tus datos.
Preguntas frecuentes sobre automatización de back-office
¿Cómo se presupuesta la automatización de la facturación?
Trabajamos con fee cerrado por proyecto, sin coste por ejecución: el sistema corre en tu infraestructura, no pagas por factura procesada. El rango exacto se entrega tras un diagnóstico gratuito de 30 minutos, en una propuesta con inversión cerrada.
¿Cuánto se tarda en tener el back-office automatizado?
El calendario lo fijamos en la propuesta, después del diagnóstico: cada proyecto es un mundo y prometer un plazo de catálogo sería mentir. Siempre hay una fase de estabilización supervisada antes de pasar a producción autónoma.
¿Tengo que cambiar de ERP para automatizar?
No. Trabajamos sobre tu stack actual: Holded (somos partner oficial), Odoo, Sage, A3, Quipu, SAP o Business Central. Conectamos por API oficial cuando existe, por base de datos directa cuando toca, o vía RPA en los casos legacy.
¿Dónde quedan mis datos financieros?
En tu infraestructura. Desplegamos la automatización self-hosted por defecto, con cumplimiento RGPD y DPA disponible bajo solicitud. Tus facturas y movimientos bancarios no pasan por servidores de terceros.