Resumen del caso.
Un grupo de restauración de Cádiz con 8 sociedades, de las que 6 están en su ERP, recibe unas 100 facturas de compra al mes en el conjunto del grupo. FlowProp montó una automatización que lee cada factura que llega al correo (Outlook) con IA, identifica a qué sociedad va y la graba en Biloop con el PDF adjunto. Antes de grabar comprueba que no esté ya registrada y descarta los albaranes y los documentos que no son facturas. Está en producción desde el 29 de septiembre de 2026, con 5 sociedades activas a 6 de octubre.
¿Qué problema tenía el grupo?
Cada sociedad del grupo tiene sus proveedores, su criterio contable y su propio registro en el ERP. Las facturas llegan por correo mezcladas con albaranes, notas de entrega, pedidos y avisos que no son facturas, y alguien tiene que separar, leer y teclear cada una en la sociedad que toca.
El cliente tenía claro que no quería migrar: su ERP es Biloop y su asesoría trabaja sobre él. La automatización tenía que encajar en lo que ya usaban, no al revés.
¿Qué construimos?
Lectura del correo
La automatización vigila el buzón de facturas y separa los adjuntos de cada correo. Los correos se quedan como no leídos, así que el equipo sigue viendo lo mismo que antes en su bandeja.
Filtro de facturas
No todo lo que llega es una factura. La IA decide qué documento es y solo deja pasar las facturas: los albaranes, las notas de entrega y los avisos se quedan fuera. Además hay una red de seguridad fija: si el documento lleva una etiqueta clara de factura, pasa aunque la IA dude. En la prueba con documentos reales quedaron fuera 12 de 12 albaranes y 38 de 38 documentos que no eran facturas, y entraron 30 de 30 facturas.
Extracción con IA, también en escaneados
De cada factura salen proveedor, NIF, número, fecha, bases, tipos de IVA y total. Cuando el PDF es un escaneado sin texto, se lee con OCR y sigue el mismo camino.
Una rama por sociedad
Cada sociedad tiene su propio criterio contable, sus contactos y su serie de facturas. La automatización identifica la sociedad destinataria y graba la factura en la suya, con el PDF original adjunto.
Control de duplicados y revisión
Antes de grabar, comprueba en su propio registro y en el ERP que la factura no exista ya, porque la asesoría también puede haberla grabado. Si algo no cuadra (un proveedor que no se identifica, un PDF que no se ha podido adjuntar, un error del ERP), la factura no se pierde en silencio: queda marcada para revisión.
¿Cómo lo implementamos?
Seguimos nuestras fases de trabajo, con facturas reales desde el principio. Ver proceso completo.
- Diagnóstico: reuniones con el cliente y con su asesoría para fijar el criterio contable de cada sociedad y qué debía entrar en el ERP.
- Prueba con datos reales: corrida con 56 facturas reales de una de las sociedades. La factura de prueba que grabamos en el ERP salió idéntica al asiento que había hecho la asesoría.
- Puesta en producción: el 29 de septiembre de 2026. A 6 de octubre, 5 sociedades activas; el resto entra cuando esto esté estable.
- Estabilización: durante octubre, revisando los casos raros que solo salen en uso real (escaneados, albaranes con formato de factura, proveedores nuevos) y ajustando el filtro con documentos reales.
Stack utilizado.
OutlookIA para leer facturasOCRBiloopAutomatización a medida