Resumen del caso.
Tres asociaciones culturales que enseñan español, francés y alemán en Hong Kong usan el mismo sistema para reclamar las facturas vencidas de sus alumnos. El día 7 de cada mes se descargan de su software de gestión académica (Teachworks) las facturas vencidas con sus datos de pago. Cada día salen los recordatorios por WhatsApp, dentro de un horario razonable y con un tope diario, y se repiten cada 7 días en el idioma del alumno. De lunes a viernes el sistema comprueba qué se ha pagado y deja de escribir a quien ya ha pagado. En marcha desde diciembre de 2025, entre diciembre y abril de 2026 ha recordado 364 facturas vencidas de 142 clientes.
¿Qué problema tenían las academias?
En una academia, buena parte de los cobros son cuotas que el alumno paga por su cuenta, por FPS (el sistema de pagos inmediatos de Hong Kong) o por transferencia. Cuando una cuota vence sin pagar, alguien tiene que recordárselo, con los datos de pago correctos y en su idioma.
Hacerlo a mano obliga a repasar la lista de facturas vencidas, cruzarla con lo que ya se ha cobrado y escribir a cada alumno uno a uno. Con tres academias, tres idiomas y tres juegos de datos de pago, el riesgo es doble: que a alguien no se le avise nunca, o que se le escriba a quien ya ha pagado.
¿Qué construimos?
Descarga mensual de facturas vencidas
El día 7 de cada mes el sistema descarga del software de gestión académica de cada academia las facturas vencidas, junto con los datos de pago que tiene que llevar el mensaje: FPS y transferencia.
Envío diario con horario y tope
Cada día envía una plantilla de WhatsApp con los datos de pago. Solo escribe entre las 9:00 y las 20:00, hora de Hong Kong, y con un máximo de 100 mensajes al día.
Recordatorio cada 7 días, en el idioma del alumno
Si la factura sigue pendiente, el recordatorio se repite cada 7 días, en el idioma del alumno: español, francés o alemán, según la academia.
Parada automática al pagar
De lunes a viernes a las 8:00 el sistema comprueba qué facturas están ya pagadas y deja de escribir a quien ha pagado. El alumno que ya está al día no recibe más avisos.
Panel de deudores
Un panel de deudores protegido con contraseña muestra quién tiene facturas pendientes.
Las cifras, por academia
Entre diciembre de 2025 y abril de 2026 el sistema recordó 364 facturas vencidas de 142 clientes. Las tres academias (español, francés y alemán) trabajan con el mismo sistema. No publicamos importes recuperados porque no los tenemos documentados.
¿Cómo lo implementamos?
Seguimos nuestras fases estándar (ver proceso completo), sobre datos reales del cliente.
- Fase 1 · Diagnóstico: revisamos cómo emite cada academia sus facturas en el software de gestión académica, qué datos de pago usa y en qué idioma habla con sus alumnos.
- Fase 2 · Desarrollo: descarga mensual de vencidas, plantillas de WhatsApp en español, francés y alemán, horario de envío y tope diario de mensajes.
- Fase 3 · Control de pagos: comprobación de pagos de lunes a viernes, parada automática del aviso y panel de deudores con contraseña.
- Fase 4 · Puesta en marcha: en marcha desde diciembre de 2025 con las tres academias.
Stack utilizado.
AutomatizaciónTeachworksWhatsAppPlantillas en 3 idiomasPanel de deudoresFPS y transferencia